「1年後に同じ仕事をしていたら負け」――業務改善に挑むデスクが営業との間で大切にしていること

請求書に追われた翌年は電子化へ　1年後に同じ仕事をしていたら負け

獅々堀（SalesZine）　「デスク」の皆さんが現在担当している業務について詳しくうかがえますか。

木島　このような1日のスケジュールで、繁忙期は常に営業対応をしています。次の画像は、実際のSlackのチャンネルですが、この「リクエスト」のチャンネルに依頼が集約されていきます。「雑」な依頼ですと、営業が依頼する背景が把握できず、コミュニケーションコストがかかってしまうため、ワークフローを活用して依頼に必要な情報を必ず入れてもらっています。とはいえ、その項目が多すぎると営業が面倒になって依頼してくれないので、ボリュームは調整しています。

　たとえば「申込フォームをつくってほしい」という依頼をワークフローに打ち込むと、このように出力されます。

足立　紹介したのは日次の業務ですが、週次、月次の業務もあります。木島とよく話すのは、デスクのミッションは営業チーム全体の業務効率化ですから、「1年後にまったく同じ仕事をしていたら負け」ということです。実際に、請求書対応に追われていた翌年はシステム化して請求書対応がゼロになっていますし、常にネックになる業務を見つけて圧縮化する、止める、アウトソースする、システム化する、と判断と実践を繰り返して、いつのまにか少ない人数で生産性が高まっています。