結果を出す最大のポイントとは 4象限マトリクスの使い方
文字として書きたい人はB5サイズの大学ノートを使い、縦軸を「重要度」、横軸を「緊急度」の高低で分け4分割する。もちろんPCやタブレットなどを利用してもいい。
- 第1領域（ノートの右上）：緊急かつ重要
- 第2領域（ノートの右下）：緊急ではないが重要
- 第3領域（ノートの左上）：緊急だが重要ではない
- 第4領域（ノートの左下）：緊急でも重要でもない
- 第1領域は、緊急かつ重要なので、絶対にやらなくてはならないマストの仕事を書く。お客様とのアポイント、クレーム処理、締め切りが迫っていることなど
- 第2領域は、緊急ではないが重要な仕事で、やらなくてはと思いつつなかなかできていない行為を書く。将来のための勉強、お客様に手紙を書く、職場の人間関係づくりなど
- 第3領域は、緊急だが重要ではないことで、折り返しの電話、メールの返信、SNSのやりとりなどの相手の都合で発生すること
- 第4領域とは、1～3の領域外の緊急でも重要でもないこと。この領域についてはこのあと説明する
この4つマトリクスについては知っている人も少なくないだろう。しかし、配分の仕方についてはあまり知られていない。実を言うと、結果を出している人たちは第2領域の時間は韻文が多い。
普通の人が10～15％のところ60％以上配分していることが多い。中には第2領域の割合が80％を超える人も。この第2領域の割合と結果が比例している。これが結果を出す最大のポイントとなる。結果を出すために今日から第2領域の行為を少しずつ増やしていってほしい。
モチベーションを高める第4領域の使い方
この4つのマトリクスだが、私は“第4の領域”について独自の方法で活用している。これがとても良い。
第4の領域は緊急でも重要でもないことを書くスペースだ。そもそもそんなことを書き留める必要はない。そこで私は“良かった出来事”を書くことにしている。
たとえば「契約がとれた」「推しのチームが勝った」「人間関係がうまくいっている」「今晩は飲み会がある」などなど。どんなことでも良い。これを書くことでモチベーションが確実に上がる。
人は本来ネガティブ志向。脳を野放しにしていたのでは、ネガティブなことを考えてしまうもの。これではモチベーションは上がらない。良い出来事はしっかりと記憶にとどめ、何度も味わったほうが良い。そのために「第4領域」に書き込んでいく。
私は毎日、4つのマトリクスを利用しているが、良いことが起こったら、飽きるまで5回も10回もこのスペースに書き続ける。それを見るたびにモチベーションが上がる。
これが仕事をするうえで非常にいい効果をもたらしてくれる。
ここであなたにやっていただきたいことがある。まずは1枚の紙を用意し1日の行動を書き出してみる。そして「今現在、自分はどの領域の配分が多いだろうか？」とチェックしてみてほしい。
現時点の配分が適正でなくても構わない。徐々に変えていけばいいのだから。第2領域の割合が増えていけば、必ず結果が出るようになる。4つの時間マトリクスを活用し、ダントツの結果を出していただきたい。
