議事録の目的と必要性
議事録の目的と必要性 議事録は何のためにあるのか。まずはそれを知らなければ、上司が求めるレベルの議事録は作成できません。何のため、誰のために作成するのかを知ることで、記載しなければならないこと、気を付けなければならないことがわかってきます。
議事録とは、会議の内容を共有する書面
議事録は、会議や打ち合わせの内容を取りまとめたもので、作成後、会議の参加者だけでなくその業務に関わるメンバーとの情報共有をはかるために作成されます。議事録により情報が共有されれば、共通の認識を持って業務を遂行していくことができます。
また、議事録があることで、決定事項の内容や決定までの経緯が明確になり、後から「知らなかった」「聞いていなかった」といったトラブルを防ぐことができます。
議事録作成は業務理解度を高める
議事録の作成は、新人や業務を担当し始めてから日の浅い社員に割り振られることが多い業務です。発言内容をまとめる業務ですので、ChatGPTのような生成AIにお任せしてもいいのではと思う方もいるかもしれません。しかし、議事録作成には業務内容や業界事情などの基礎知識が求められ、業務内容や会議内容を正しく理解するインプット能力と、それらをわかりやすくまとめるアウトプット能力が培われます。
上司や先輩にとっては、議事録を見ることで部下や後輩の理解度をはかることができ、担当者にとっては、業務理解度を高める近道であると言えます。
議事録の書き方
議事録の作成において大切なのは、会議での決定事項が記載されていることです。加えて、そこに至るまでの経緯が必要な場合もあります。
どのような議事録が適しているかは、会議内容や議事録の目的によって異なりますが、まずは同様の会議において過去にどのような議事録が作成されたのかを確認し、それを元にして作成するのが近道です。
まずは会話形式か、要約形式か、議事録の型を決める
議事録には、大きく分けて会話形式と要約形式の2つの形式があります。それぞれに利点があり、会議の目的によって使い分けをします。
形式によって事前準備やメモ、記録のコツが異なるため、過去の議事録を確認して、まずはどちらの形式で作成するかを決めます。
会話形式は時系列なので経緯がわかりやすい
会話形式は、会議で話し合った内容を時系列に、発言者とその発言内容を記録していく形式です。1人の発言を受けて誰がどのように発言し、結論に至ったのかの経緯がわかるため、アイデア出しや課題発見のための会議などに適しています。質疑応答がメインの会議や、アドバイザーといった外部の人が参加している場合にも用いられることもあります。
メリットは結論への流れがわかりやすく、会議に参加していない人にも雰囲気が伝わりやすい点です。また、発言者が誰かが明確に残るため、責任の所在がわかりやすくなります。
デメリットは、結論が最後になるため、結果がわかりにくい点です。重要な事項も曖昧になりがちです。加えて、基本的にすべての会話を記載していくため議事録が長くなり、読み手の負担はもちろんのこと作成者の負担が大きくなります。
特に、話し言葉をそのまま書き起こすのではなく、要約をして書き言葉に変えることが必要となるため、調整に手間がかかります。
要点形式・要約形式は決定事項が明確
要点形式は要約形式、要点整理形式とも呼ばれ、会議の内容を整理して決定事項などを箇条書きで記載する形式です。見やすくわかりやすいため、多くの議事録で採用されています。
メリットは会議の議題や決定された事項、課題などがひと目でわかる点です。A4で1ページ、多くても2ページ程度にまとめることが良いとされており、議事録を読む側も時間をかけることなく内容を把握できます。また、慣れてしまえば議事録作成にそれほど時間がかかりません。時間がない中で急ぎで情報共有を行いたい場合は要点形式がおすすめです。
デメリットは、作成側の業務理解度、会議内容の理解度によっては、重要な発言や事項が抜け落ちてしまったり、会議内容とズレが生じたりする可能性がある点です。会話形式とはまた違った習熟度が求められます。
議事録の必須項目を確認
一般的な会議や打ち合わせの議事録に記載する項目は、部署のルール、会議の種類などによって異なります。
しかし、何の会議でどのような結論となったかを共有するためにも、最低限これだけは押さえておきたい必須項目・要素はあり、下記は議事録に記載されることが多い項目・要素です。
＜議事録に記載するべき項目＞
概要：
- 会議名
- 開催日時、場所
- 参加者（役職、敬称） ●作成日・作成者
議事：
- 議題
- 決定事項
- TODO（タスク）
- 発言者
- 今後の予定
- 補足事項（備考）
なお、会社法によって義務付けられている取締役会議事録には、法に則って記載が定められている項目があります。出席者（取締役や監査役、会計監査人）や議長の名前など一般的な議事録とは異なる点があるので、確認をしておきましょう。
事前準備をしっかりする。過去の議事録は力強い味方
会議の種類は違えど、最低限記載しておきたいことに共通項がある議事録。それは事前準備がしやすい業務とも言えます。
会議の前にフォーマットを用意し、事前に判明している議題内容や出席者を記載しておけば、作成時は空欄箇所を埋めていくだけで完成します。
そのためにも、事前に会議内容を確認し、その内容について知識が不足していると感じているのであれば、自社の業務確認や専門用語などを含めて調べておきます。会議では業界用語や会社独自の略称などで会話が進むことも多く、自分なりのメモを用意しておくとよいでしょう。
事前準備の際に、大きな味方となるのが過去の議事録です。同様の会議の議事録を確認することで、どの項目が記載されているのか、会議で交わされるであろう専門用語・業界用語などが確認できます。また、どのように書かれていると参加していない自分でも内容がわかるのかを実体験できます。
＜やっておきたい事前準備＞
- 形式を決め、フォーマットを用意
- 会議の目的・参加者・議題内容を確認し、事前に記載
- 専門用語・業界用語、自社で使用する略語をチェック
- 過去の議事録を調べ、参考にする
議事録作成時のポイントは、要約と補足
議事録は、最低限入れておきたい項目や書き方がある程度決まっています。ここで紹介する議事録作成のポイントを押さえることで、読みやすい議事録となります。
5W2Hを意識する
5W2Hとは、「When（いつ）、Where（どこで）、Who（だれが）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）、How much（いくら）」を指します。議事録に最低限記載したい事項そのものが5W2Hですが、議題ごと、それぞれの項目、一文の中でも5W2Hを意識してメモをし、記載します。
| 議事録の項目の場合 | 各項目内、文章の場合 | |
| When（いつ） | 会議の開催日時 | 締切や期限に関する決定事項など |
| Where（どこで） | 会議の開催場所 | 場所に関する決定事項など |
| Who（誰が） | 参加者 | 発言者や決定事項の対象者（実施担当） |
| What（何を） | 会議全体、各議題のテーマ、目的 各議題のテーマ、目的 | 各議題のテーマ、目的 |
| Why（なぜ） | 会議全体、各議題のテーマ、目的 各議題のテーマ、目的 | 背景、課題感など |
| How （どうやって） | 決定事項の中に記載 | 実施方法に関する決定事項など |
|
How much （いくら） |
決定事項の中に記載 | 発表された売上や予算、コストなど |
要約して簡潔にし、箇条書きで記載する
文章の読みやすさは、一文の長さにも左右されます。一文は1行、長くても2行までを目安に文章をまとめると読み手の負担が軽くなります。短くまとめた会話や結論などを箇条書きで記載することで、全体的に読みやすい議事録となります。
このときに、必要となるのが要約の技術です。会議内容の要点をまとめて記載する要点形式（要約形式）はもちろん、会議内の会話をまとめる会話形式においても要約は必要であり、議事録作成において必須の技術と言えます。
要約するためには、その議題の本質、重要な事柄への理解が求められます。理解ができていれば、その事柄に必要な発言を抜粋することができ、その発言の中で残すべき情報が何かもわかってきます。
要約が苦手な方は、普段からニュースや資料などを人に伝えるつもりで短くまとめる練習をしておくと良いでしょう。以下に簡単な例を紹介します。
＜実際の会話の流れ（例）＞
A部長：
F2層はInstagramをどうやって使っているの？もう少し詳しい調査資料がほしいね。決めるのはそれからじゃない？
B社員：
その資料は8月20日頃までに提出します。では、次の議題です。△△の件については、前回の会議で決定した通り、9月上旬を目途に作業を進めています。
A部長：
考えてみると、さっきの資料が使えそうだね。上旬なら、資料はもっと前にあったほうがよくない？
B社員：
確かにそうですね。では、〇〇の資料は8月10日までに提出します。
A部長：
10日前後は出張でいない。もっと早くできる？
B社員：
わかりました。調整して5日までには出せるようにします。
A部長：
次の会議の前に進捗を教えて。
B社員：
わかりました。Cに担当させます。
＜会話形式の要約例＞
議題1 〇〇の販売促進について
A部長：〇〇の決定には、F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料が必要だ。
B：8月20日頃までに提出する。
議題2 △△進捗確認
B：前回の会議で決定した通り、9月上旬を目途に作業を進行中。
A部長：
△△にもInstagramの調査資料が使えそうだ。資料作成を早めることはできるか。
B：
8月5日までに提出します。
A部長：
次回会議の前に△△の進捗を確認したい。
◆ポイント◆
・A部長の疑問と要望は、話の流れにおいて「指示」となるので明確な指示の一文に変更
・会話形式は長くなるため、議題1と2で項目を分ける
・ですます調、だである調は会社の慣例に従う
・日程のやりとりは確定事項のみで可
＜要点形式の要約例＞
決定事項：
・〇〇は、F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料を参考に再考
・△△にはInstagramの調査資料を活用
・△△は9月上旬のまま、変更なし
TODO
・F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料は8月5日に提出（担当：B）
・次回会議までに△△の進捗を報告（担当：C）
◆ポイント◆
・確定した内容のみを簡潔に記載
・会議で決まった業務があれば「TODO」として決定事項とは分けて記載することで、すべきことが明確になる
なお、資料作成の期日変更の経緯を残したい場合は「補足」や「備考」の項目を作り、A部長の発言で変更となったことを簡潔に記載しておくと責任の所在が明確になります。
省略された言葉を追加する
人が対面で会話をする場合、時として主語や述語、英語の文法で言う目的語が抜け落ちたまま進む場合があります。
前述の会話を例に挙げると、「考えてみると、さっきの資料（F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料）が使えそうだね。（9月）上旬なら、（〇〇の）資料はもっと前にあったほうがよくない？」とカッコ内の言葉が隠れています。
このように、会話の中ではなくても意味の通じる主語や述語、目的語は、議事録の中では省いてはなりません。省かれたものや「あれ」「それ」を明確にして互いに確認し合うことが議事録の役目です。
また結論がきちんと言葉にならないまま、その場の雰囲気で合意となることもあります。最初のA部長の発言は「どうなっているの？」「ほしいよね」という疑問と要望ですが、B社員が「資料を提出する」と答えたことにより、A部長からの「指示」となります。
要約によって余分な情報は排除しつつも、議事録作成者が会話の流れから正しく内容を理解し、発言の内容を補足して記載する必要があります。
議事録の成否はメモにあり
議事録作成は事前の準備と、会議中のメモが成否を分けます。後から見直して議事録が作成しやすい、効果的なメモの取り方を紹介します。
手書きか？PCか？ それぞれのメリット・デメリット
メモといっても、手書きにする必要はありません。パソコンのほうが手書きより早く、議事録作成時にテキストデータがすでにあるため楽になります。しかし、要約の項目で触れた通り、実際には発言をそのまま記載することはほとんどありません。効率を上げるためにも、入力する時点で要約した文章にしておくと良いでしょう。入力が早い人におすすめです。
手書きにも利点があります。文字の大きさを自由に変えられることから、重要箇所を目立たせるといった工夫が簡単にでき、後から見直したときに何がポイントなのかがひと目でわかります。同様のことをパソコンで行おうとすると、入力作業を一時中断してマウスを使わなければならず、余計な手間がかかります。 また、紙の視認性、見える範囲は広く、会話が前後した場合にも、簡単にメモの中から前の会話を見つけて戻り、補足することができます。
基本的には自分のやりやすいほうでかまいませんが、一度手書きのメモを作ってみると、どんなメモなら自分は作りやすく、見直ししやすいのかが把握できるのでおすすめです。
矢印記号や数字、略語を使って、自分が見てわかるメモを取る
メモは時間との勝負です。文章だけですべてを記入しようとはせず、矢印などの記号や数字、カコミ線、カラーペンなどを活用して、記入の手間を省いていきます。
前述の会議の会話例のように、議題が移っているにもかかわらず前の議題内容に触れたときなどは、記入済みの事柄を丸で囲み、矢印を引っ張って欄外に変更点を記載することで変更が発生したことが示せます。そのためにも、メモを取る際は余白を残しておくと良いでしょう。
発言者は必ずチェック、数字・固有名詞は後から確認できることもあり
議事録では発言者も重要な情報です。誰が発言しているかは必ずメモします。後から録音した音源を聞き返しても声が似ていたり、広い会議室で音が上手く拾えていなかったりする場合があるので注意が必要です。
なお、会議で出てくる固有名詞や数字は必ず聞き取るようにして、議事録で間違いのないようにするのがセオリーですが、実際には会議資料などに記載されていることが多々あります。自社資料であれば後から資料をもらうことで正しい数字を確認できます。聞き取れずに戸惑って次の内容を聞き落としてしまうようなら、割り切って次のメモを取ることに集中したほうが得策です。
ただし、「いつまでに」といった会議で決定した内容に関わる数字に関しては、正確に聞き取り記載しなければなりません。
初めての場合はICレコーダーも
議事録を初めて作成する場合は、聞き洩らしがないか、会議内容を正しく理解できているか、不安がつきものです。メモをし損ねてしまっても後で確認できるよう、ICレコーダーなどで録音をしておくと安心です。その場合は、録音して良いかを事前に確認しておきます。
ICレコーダーなどで録音や録画をした場合でも、メモは必要です。最初からメモを取らずに録音頼みになると、作成に会議と同等以上の時間がかかります。メモを取れば、一からすべての会話を聞き直したり、文字起こしをする必要はなくなります。ICコーダーはあくまでも、いざというときの確認用。議事録作成に活用するのは自分のメモになります。
なお、聞き逃してしまったことがわかった時点で、インデックス機能を使用すれば、該当箇所の再生が容易になります。インデックス機能がない場合は、時間をメモしておくことで同様の効果があります。
写真や画像、配布資料も有効活用
ホワイトボードを使用する会議の場合は、タイミングを見計らって写真を撮っておくのも良いでしょう。会議資料としてプロジェクターなどに表示されたものも、手元に紙の資料がなければ撮影しておきます。
紙の資料が配布された場合は、資料にメモをするのも良いでしょう。一般的に発表者は資料に記載されていることを読み上げつつ、口頭で補足を入れていくので、メインの議題内容がすでに記載されているメリットがあります。補足箇所があれば、直接資料に書き込みます。
ここで撮影したものや、資料の画像などは、必要であれば議事録に載せます。文章で記載されているよりも、わかりやすい議事録となります。
とくに、会話形式の議事録では文章が続くため、読み手の負担が大きくなります。画像などを使うことで、より読みやすくなります。
◆メモのポイント◆
- 文字だけではなく、矢印などを使って記入の手間を省く
- カコミにしたり、カラーペンを使ったりして、重要な箇所を目立たせる
- 後から補足できるよう、余白を持たせてメモを取る
- 発言者は必ずチェック。頭文字などで効率化
- 固有名詞や良く出てくる単語は略語やマイルールを決めておく
- 会議で使ったホワイトボードの内容や資料は画像として活用
議事録の具体例
要点形式の議事録の具体例を紹介します。
会議名：〇〇販促会議
日時：〇月〇日
開催場所：本社 第一会議室
出席者：営業部／A部長・B主任・C・D（敬称略）
◆ポイント◆記載順は役職上位の方から
議題1：〇〇のターゲット層拡大に関する件
◆ポイント◆議題やテーマは「～～の件」とまとめるのが一般的
決定事項：
・F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料が必要
・F2をターゲットに組み入れるかは引き続き要検討
議論内容：
・〇〇はInstagramとの親和性が高い（C）
・××であることからF2層を〇〇のターゲットとすることを検討中（A部長）
TODO
・F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料は8月5日に提出（担当：B主任）
議題2：△△の件
決定事項：
・F2層のInstagramの利用方法に関する調査資料も活用
・スケジュールは9月上旬のまま、変更なし
議論内容：
・△△のデザインを発注。8月初旬にラフが上がる予定
TODO：
・次回会議までに△△の進捗を報告（担当：C）
次回会議の開催日時：
候補日：〇月〇日、〇日（決定次第連絡）
今後の課題：
・〇〇のターゲット層が限定的である
備考：
・調査資料は、A部長が8月9日～11日が出張で不在のため5日提出に繰り上げ
議事録作成者：
××部 ××××××
テンプレートを使おう
議事録作成はどの会社でも必須の業務です。そのため、Web上には無料・有料をはじめ、数多くのテンプレートが紹介されています。
会社や部署で決まったフォーマットがない場合、まずはテンプレートを利用してみると作成の手間が省けます。
◎Microsoft 会議の議事録を作成するためのテンプレート
Microsoftが提供するビジネス関連の無料ツールにはさまざまなものがあります。こちらもそのうちのひとつ。種類が多く、自分好みのものが選べます。
文房具やオフィス家具、事務機器メーカーであるKOKUYOのサイトにも、議事録のテンプレートがあります。現在、2種類のみですがシンプルなデザインです。
議事録のチェックリスト
議事録が完成したら、下記チェックリストを活用して、漏れや曖昧な点がないかを確認します。
＜全体のチェックリスト＞
| 1 | 各項目 | 会議名、日時、参加者、決定事項など必要な項目は記載されているか 「議事録の必須項目を確認」を参照 |
| 2 | 参加者 |
名前、役職は再度確認 クライアントとの会議のときは特に要チェック |
| 3 | 議題・テーマ | ひと目見て内容がわかるものになっているか 会議において議題が設けられていない場合は、議事録作成者が考案可 |
| 4 | 決定事項 |
記載漏れはないか 決定事項に会議内容など、経緯や意見が書かれていないか |
| 5 | TODO |
記載漏れはないか 担当者や期日は記載されているか |
| 6 | 全体 | 見やすく、わかりやすく整理されているか |
＜文章のチェックリスト＞
| 固有名詞は間違っていないか | 資料名、製品名など曖昧なまま発言されている場合がある | |
| 略称、通称、略語は使われていないか |
部署名や長い固有名詞などは略されやすい その部署のみ、クライアントのみが利用する略語などもあるので注意 |
|
| 主語・述語・目的語を補足しているか |
5W2Hを意識して書かれているか 補足が正しいかも要チェック |
|
| 発言をそのまま記載していないか | 発言の意図する内容にまとめる | |
| 口語のままになっていないか |
「～だけど」→「～が」 「今」→「現在」など、口語と文語の書き分けをチェック |
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| 年月日は正確か |
期日などは特に注意 今週、月末といった表現は避け、年月日を計算して記載 |
|
| 半角・全角の利用方法は正しいか | カッコ「」（）などは、最初と最後で全角と半角になることがあるので注意 | |
| 事実と意見を分けているか |
発言者の推測、意見は分けて記載 発言例）ターゲット層が限定されているので、販路の開拓が進んでいない ターゲット層が限定されているので←推測、意見 販路の開拓が進んでいない←事実 書き方例）
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| 誤字・脱字はないか | Wordなら文章校正ツールを活用して確認 |
議事録作成にまつわる、よくある質問
議事録の作成に関するお悩みとその解決策を紹介します。
議事録の作成後はどうすればいい？
議事録は作成後、先輩社員のチェックがあれば受け、上司の確認を取ります。
提出期限は、会議終了から一両日中が推奨されています。なぜなら1日経つと会議の内容を忘れてしまいがちだからです。作成者本人も、メモを頼りに思い出そうとしたり、録音した音源を再確認したりする手間が発生します。議事録をフォローしてくれる先輩がいる場合は、なおのこと、その先輩の記憶が新しいうちに作成し、認識に齟齬がないか、固有名詞や数字、期日などに間違いがないかをチェックしてもらいます。
クライアントとの会議においては特にスピードが求められます。クライアントと認識の齟齬があると利益減や失注に繋がる可能性があるためです。たとえば、クライアントの追加の依頼に対して「検討します」と回答したら、クライアントは引き受けてくれたと認識した場合や、条件付きのOKに対して条件内容を忘れている可能性もあります。そういったことにならないための議事録です。
翌日中には共有できるようにするためには、上司のチェック時間を考えて共有の半日前には最終チェックが受けられるようにしたいところです。
訂正する場合はどうすればいい？
議事録の訂正は、議事録の種類によって方法が異なります。
一般的な会議の議事録では、社内の確認時に発覚した訂正事項は、会議参加者や関係者との共有前ですので、すぐに修正して再度チェックを受けます。
共有後に訂正依頼をされたり、ミスが発覚した場合は、修正版であることがわかるように記載したうえで再共有をはかります。
なお、役所への提出が必要となる取締役会の議事録は、二重線を引いて訂正した後に訂正印を押し、余白部分に「〇字抹消、〇字加筆」と法令に則った記載をします。
議事録の書き方のポイントや、議事録作成に必須のメモの仕方のコツを紹介しました。議事録作成は業務理解度を高める絶好の機会です。仕事のデキるビジネスパーソンを目指し、読みやすくわかりやすい議事録を作成する経験を重ねましょう。
