「営業の効率化」とは
企業の業務効率化が重要視されるようになり、営業領域でも効率化が求められています。そもそも「営業の効率化」とは、どのようなことなのでしょうか。
実は営業活動に充てている時間は少ない
「営業」と一口に言っても、顧客への訪問や商談、電話やメールなどによるフォローアップだけでなく、営業担当者はさまざまな業務を抱えています。
カナダのコンサルティング会社が営業担当者の1週間の業務時間の割合を分析したデータによると、訪問やプレゼンなど純粋な営業活動は週のうち2割ほどしか時間が充てられていないことがわかりました。また、同程度の時間を事務処理に充てています。
このように、営業担当者は顧客との商談だけでなくさまざまな業務を抱えているため、純粋な営業活動に充てている時間は実はそれほど多くありません。
営業の効率化＝営業活動以外の業務を効率化すること
営業では、直接的な売上につながる訪問・商談のほかにも、クレーム対応や社内会議、事務処理などの業務が発生します。それらの業務を効率化することが「営業の効率化」です。
無駄な業務をなくすだけでなく、業務内容やフローを見直すことでも効率化につながります。
たとえば、顧客に見積書を提出する際、今まではパソコンで作成した見積書を印刷し、封筒に入れて郵送していたとします。その業務を、見積書をデジタル化してメールなどで顧客に送るだけでも、印刷や郵送の手間が削減されるため効率化が可能です。
このように、あらゆる営業業務を見直して効率化すると、直接的な売上につながる業務に充てる時間を増やすことができるでしょう。
営業を効率化する必要性
なぜ営業の効率化が必要なのか、その理由を3点解説します。
業務負荷を軽減する
営業担当者は、訪問や商談のほかにも、事務処理や顧客フォロー、商談のための準備など、さまざまな業務を抱えています。業務範囲が広く負荷が大きいことに加え、人手不足に陥ると担当する顧客数が多くなるため業務量も増加し、営業担当者の業務負荷はさらに増していくでしょう。
業務負荷が大きくなると、優先すべき顧客が後回しになったり、対応の漏れや遅れが生じたりして、失注の原因になりかねません。また、残業が多くなり身体的に休めないことや、業務量が多すぎて追い詰められるため精神的に負担が増えることなども、大きな課題となります。
営業の効率化により業務負荷を軽減することで、それらのリスクを避けられるでしょう。
パフォーマンスが向上する
営業の効率化によって営業担当者の時間や手間に余裕ができるため、顧客へのヒアリングや提案内容のブラッシュアップなどに注力できるようになります。顧客の課題を吸い上げて、よりニーズにマッチした提案ができるようになるでしょう。
また、学習にも時間を使えるようになるためスキルアップも期待できます。スキルアップによりパフォーマンスが向上し、顧客満足度や売上などの成果につながります。
売上が向上する
営業効率化によりパフォーマンスが向上すると、受注率や受注金額も高くなり、売上にも大きく影響するでしょう。
人手が足りないために商談数を増やすことができず、新規開拓が進まない営業組織もあります。そうした場合でも、営業業務を見直して効率化することで一人ひとりに余裕が生まれ、新規開拓を進められるようになります。
また、事務処理に時間を取られてしまって受注後に満足にフォローできず、一度きりの取引になったり契約が解除されたりする営業担当者も少なくありません。しかし事務作業を効率化することで受注後のフォローに時間をかけられるようになれば、リピート購入や契約継続などにもつながります。
このように、営業の効率化は売上にも影響する重要な取り組みです。
営業の効率化を進める方法
次は、営業の効率化を進める方法をステップに沿って解説していきます。
現状の業務内容と業務フローを整理する
まずは、現状の業務内容を洗い出し、どのようなフローで進めているのか整理します。どの業務にどれだけの時間や手間がかかっているのか把握しておかなければ、改善すべきポイントを見つけることは難しいかもしれません。
企業によっては、営業担当者に属人化しているために、それぞれで異なる業務フローの場合もあるでしょう。なるべく一人ひとりにヒアリングし、組織全体の現状を浮き彫りにすることが重要です。
不要な業務や改善すべき業務を洗い出す
現状を整理したら、不要な業務や手間がかかりすぎている業務などを洗い出します。たとえば、同じデータを別々のシステムに登録する業務や、見積書や請求書を郵送する業務などが挙げられます。
「今までこの方法だったから」「先輩からこの方法を教えられたから」などという理由から普段はなんとなく行っている業務でも、見直してみると効率の悪い業務があるはずです。客観的に業務内容を分析し、自社の課題を見極めましょう。
具体的な改善策を考える
自社の業務課題が見えてきたら、具体的にどのように改善するか考えます。
単純に不要な業務をなくすだけでなく、それぞれの業務をどのように改善するか検討しましょう。
場合によっては、業務フローの組み替えや新たなツールの導入など、組織全体の協力が必要な改善策が適していることもあります。時間や手間がかかるため大変だと感じるかもしれませんが、効率を改善できれば大きな成果が期待できるため、最善な策を考えましょう。
営業効率化の具体例を次章で紹介するので、そちらも参考にしてみてください。
優先順位をつけて実行する
改善策を考えたら、優先順位をつけます。すぐに実行できるものや、すぐにでも改善しなければいけないものを最優先して進めましょう。
組織全体の協力が必要なものは、計画を立てて進めていかなければ現場が混乱します。早く効率化を実現したいと思っていても、一気にすべて進めるのではなく、優先度が高いものから進めていくほうがスムーズです。
営業を効率化する具体例10選
本章では、営業の効率化を実現するための具体的な10の方法を紹介します。組織体制や業務内容によって適した方法が変わるため、これを参考にして、自社に最適な方法を検討してみてください。
顧客情報を一元管理する
顧客に関する情報管理が属人化していると、「誰がどの顧客を担当しているのか」「どの案件がどこまで進んでいるのか」などが把握できません。その結果、同じ顧客に重複対応してしまったり、他の担当者が対応していると思い込んで対応が漏れてしまったりするなど、非効率の原因となります。
そのため、各営業担当者が管理している情報を集約して一元管理しましょう。
顧客情報を一元管理できていると、以下のようなメリットもあります。
- 上司はデータを確認するだけで現状を把握できるため、上司への報告業務が不要になる
- 退職や異動の際の引き継ぎがスムーズになる
- 他のメンバーが担当している企業の別部署を紹介してもらえる
このように、さまざまな面で効率化が期待できます。
ナレッジを共有する
営業が属人化していている場合、人によって効率の良し悪しに差が生じてしまい、組織全体の効率化にはつながりません。また、人により経験やスキルが異なると営業成果も大きく差が開いてしまうため、組織全体の成果が頭打ちになります。
効率の良い方法や成果につながりやすい手法などのナレッジを共有することで、組織全体で効率よく成果を高められるでしょう。
ナレッジ共有の方法としては、マニュアルの作成、ナレッジ共有ツールの活用などのほか、毎日の朝礼や定期的なミーティングなどで共有する方法もあります。
メールや資料のテンプレートを作成する
メール文や営業資料、会議資料などの作成は、効率化できる業務の一つです。
営業担当者は顧客とメールでやり取りすることが多いですが、一件ずつメールを作成していると膨大な時間がかかります。そこで、「名刺交換をした相手に初めて送るメール」「アポイントを打診するメール」「受注後のフォローメール」など、複数パターンのメールテンプレートを用意しておくと、メール文の作成にかかる時間を削減し、業務が効率化します。
また、営業資料や会議資料なども、使用頻度が高い資料のテンプレートも用意しておくと、資料作成の効率化につながります。
テンプレートを作成する際には、組織内のナレッジを活用しましょう。営業メンバーから、顧客からの返信率が高かったメールの文章や、顧客からの反応が良かった営業資料などを聞き取りし、テンプレ作成に活かします。また、作成したテンプレートは組織内で共有することで、全員が同じクオリティで営業することが可能です。
Webサイトのコンテンツを充実させる
新規開拓の際、テレアポや飛び込み営業などのアウトバウンドな営業では、成功率が低く非効率になってしまう業界もあるでしょう。
そこで、顧客から能動的に問い合わせをしてもらい接点をもつ、インバウンドな営業が注目されています。
Webサイトに商品ページやサービス資料、FAQ、動画などのコンテンツを充実させておくと、顧客自ら商品・サービスについて調べられます。そのうえで興味をもってくれた顧客は問い合わせをしてくれるため、購買意欲がある程度高い状態の顧客とのアポイントを創出でき、商談がうまくいく可能性が高まるのです。
また、Webサイトの閲覧履歴を分析できるツールを活用することで、その顧客がどのページを閲覧したのか把握できるため、顧客の関心に沿った提案ができるでしょう。
見込み度の高い顧客を優先する
非効率な営業の要因の一つとして「無駄な訪問が多い」ということが挙げられます。初回アポイントに訪問しても、相手の温度感が低くて商談が盛り上がらなかったという経験をしたことがある営業担当者は多いでしょう。こうした見込み度の低い商談が多いと、本来優先すべき見込み度の高い商談が後回しになり非効率です。
そのため、見込み度を見極めて優先順位をつけることが重要です。「とりあえず話を聞くだけ」という顧客よりも「なるべく早く自社の課題を解決したいためすぐにでも導入したい」という顧客を優先して訪問すべきだからです。
見込み度を可視化する方法として、スコアリングがあります。スコアリングとは「メールを開封したら○点」「資料をダウンロードしたら○○点」など、顧客のアクションに応じて点数化して加点していく方法で、点数が高いほど見込み度も高いと言えます。
また、BANT情報をヒアリングしておくことも有効です。BANT情報とは「Budget（予算）」「Authority（決定権）」「Needs（必要性）」「Timeframe（導入時期）」の4つの項目のことで、すべての条件が満たされていると見込み度が高いと判断できます。
営業プロセスを見直す
営業プロセスそのものが非効率になっている組織もあるため、プロセスを見直して設計し直すことで効率化につながることもあるでしょう。
たとえば、初回訪問でヒアリングを行った内容を一旦持ち帰り、提案内容を考えてから2度目の訪問でプレゼンをしているという場合、「2度目の訪問のアポイントがなかなか取れない」「2度目の訪問まで時間が空いてしまい、顧客の購買意欲が低下してしまった」といったリスクが生じかねません。
そのため、事前に電話で詳しくヒアリングを行い、初回訪問で最適なプレゼンができるように営業プロセスを設計すると、受注までの期間も短縮できるため効率的です。
このように、普段は何気なく進めている営業プロセスでも、改めて見てみると無駄な部分を発見できることがあります。
訪問スケジュールを立てる
営業では顧客先へ訪問することが多いですが、スケジュールを立てていないと時間の無駄が生じる可能性があります。たとえば、A社との商談後、移動時間が20分ほどのB社との商談が2時間後だった場合、1時間40分もの空白の時間が生まれてしまうといったことです。
そのため、商談時間や移動時間を考慮して、無駄のない訪問スケジュールを組むと良いでしょう。
また、以下のような方法もおすすめです。
- 1週間のうち、訪問する日と社内で仕事をする日に分ける
- 近いエリアの顧客は同じ日に訪問する
- 遠方で移動時間がかかる顧客はオンライン商談を活用する
時間的なリソースは限られているため、より効率的に商談を行えるようスケジュールを組みましょう。
ITツールを活用する
業務効率化を進めるうえで、ITツールの活用は不可欠です。今まで手動で行っていた業務が自動化したり、他社ツールとの連携によりデータの同期ができたりするなどのメリットがあります。
営業で活用できるツールは、以下のようなものがあります。
SFA
SFA（Sales Force Automation）は「営業支援ツール」とも言われ、営業活動に関するデータを一元管理して、進捗を可視化したりデータを分析したりできるツールです。属人的な営業を解消し、組織全体で進捗管理やナレッジ共有などを行うことで、営業の成果向上が期待できます。
CRM
CRM（Customer Relationship Management）とは、「顧客関係管理ツール」とも呼ばれており、顧客基本情報や購入履歴、問い合わせ履歴といった顧客に紐づくあらゆる情報を管理して、顧客との関係性構築のために活用できるツールです。ただし、SFAと機能が重複する部分もあるため、最近では「SFA/CRM」と一まとめにすることもあります。
MA
MA（Marketing Automation）は、マーケティング業務を自動化して業務の改善を図れるツールです。たとえば、メール配信や問い合わせフォーム作成、アクセス解析、スコアリングなどがあります。マーケティング部門で利用することが多いツールですが、営業でも活用できる機能が搭載されています。
オンライン商談ツール
移動時間がかかる訪問営業を減らし、オンラインで商談を行う組織も増加傾向にあります。オンライン商談ツールは、非対面での営業活動には欠かせないツールです。映像と音声で相手と話すことができ、画面や資料の共有、録画・録音などもできます。
日程調整ツール
アポイントを取る際、相手の都合の良い日時を聞き取りして自分の予定を調整して日時を決めることが多いかもしれません。しかし、相手の都合と自分の都合が合わなかったり、やり取りに時間がかかったりすることもあるでしょう。
そうした非効率を解消できるのが、日程調整ツールです。カレンダーツールなどと連携すると自動で自分の空いている日時を提示し、その中から相手が日時を選択できるため、日程調整にかかるやり取りがスムーズになります。
業務をアウトソーシング（外注）する
人員やナレッジなどが不足していて営業が回っていない場合は、アウトソーシングを検討するのも一案です。営業の業務すべてのアウトソーシングも可能ですが、「アポイント獲得のみ」など部分的に外注することもできます。
また、販路を広げたいときや新商材がリリースしたときなど、営業に注力したいタイミングのみスポットでアウトソーシングすることもできるため、自社のリソースに合わせて活用しましょう。
インサイドセールスを取り入れる
営業の効率化を図る方法として、インサイドセールスを取り入れる組織も珍しくありません。インサイドセールスとは「内勤営業」のことで、訪問型の営業とは異なり非対面で営業を行う手法です。インサイドセールスについては、次章で詳しく解説します。
営業効率を最大化する「インサイドセールス」
営業効率の最大化のため、インサイドセールスを取り入れる企業が増えています。今までの営業のやり方では成果が頭打ちになってきていると感じている方は、インサイドセールスの導入も検討してみましょう。
本章では、インサイドセールスについて紹介していきます。
インサイドセールスとは
インサイドセールスとは、電話やメール、チャット、オンライン商談ツールなどを活用し、非対面で営業をする手法です。
一般的には、マーケティングから引き継いだ見込み顧客に対してアプローチして購買意欲を高めていき、見込み度が高まったタイミングでアポイントを取って、訪問営業を行うフィールドセールスへと引き継ぎます。ただし、商談やクロージング、アフターフォローまでインサイドセールスで行っている組織もあります。
インサイドセールスについての詳細については、こちらの記事で詳しく解説しています。こちらも併せて参考にしてみてください。
インサイドセールスの役割と業務内容
インサイドセールスの主な役割は、以下の3つに分けられます。
- リードナーチャリング（見込み顧客の育成）
- リードクオリフィケーション（見込み顧客の選別）
- アポイント獲得
マーケティングが獲得した見込み顧客は、すべてが高い購買意欲であるとは限りません。情報収集段階の見込み顧客もいれば、他社サービスとの比較段階の見込み顧客もいるでしょう。インサイドセールスは、見込み顧客ごとのステータスに合わせて最適なアプローチを行い、見込み度を高めていきます。
そして、見込み顧客ごとの見込み度についてスコアリングを用いて可視化し、高い数値となった見込み顧客を抽出してアポイントを打診して商談を創出します。
このように、見込み顧客を適切に育成し、見込み度の高い商談をより多く創出することが大きな役割です。
インサイドセールス導入で期待できる効率化とは
営業プロセスを細分化し、インサイドセールスとフィールドセールスで分業することが一般的です。そうすることで、それぞれの役割に専念できるようになり、パフォーマンス向上が期待できます。
また、インサイドセールスが見込み度の高い商談をフィールドセールスへ引き継ぐことで、組織として効率的に売上を伸ばしていけるのです。
さらに、分業せずにインサイドセールスがクロージングまで行えば、訪問する必要がなくなります。訪問の場合は移動時間があるため1日3～4件ほどの商談が限界だったとしても、インサイドセールスで行えば本来の移動時間にも商談を行えるようになり、商談件数を増やせるでしょう。
まとめ
現代の日本は、少子高齢化の影響による労働力不足が懸念されており、営業の人手不足も今後さらに顕著になっていくでしょう。人員は減っていくものの、働き方改革で時間外労働の削減が推進されているため、労働時間を延ばすことができません。このような背景から、限られたリソースで成果を最大化するためには、営業の効率化は必須です。
本記事では、営業の効率化を進める方法や、効率化を図る10の具体例など、実践的な内容も紹介しました。また、現状の営業を見直して大きく変革したい場合には、インサイドセールスの導入も有効です。ぜひ本記事の内容を参考に、営業の効率化に取り組んでみてください。
