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SalesZine Day(セールスジン・デイ)とは、テクノロジーで営業組織を支援するウェブマガジン「SalesZine」が主催するイベントです。 丸1日を通してSales Techのトレンドや最新事例を効率的に短時間で網羅する機会としていただければ幸いです。

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SalesZine Day 2022 Summer

2022年7月26日(火)13:00-18:05

常に高い売上目標を達成し続けなければいけない営業組織。先行きの見通しが立たない時代においても成果を挙げるためには、過去の経験にとらわれず、柔軟に顧客や時代に合わせて変化し続けなければなりません。変化に必要なのは、継続的な学びであり、新たなテクノロジーや新たな営業の仕組みは営業組織の変化を助け、支えてくれるものであるはずです。SalesZine編集部が企画する講座を集めた「SalesZine Academy(セールスジン アカデミー)」は、新しい営業組織をつくり、けん引する人材を育てるお手伝いをします。

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請求書を作成するのは営業?経理? 請求書に関わる情報共有の課題をテクノロジーで解決しよう

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 請求に関する業務は複雑化しやすい業務です。そのうえ、社外とお金が絡むため、ミスがあれば自社の信用問題にもなりかねません。ミスがないように慎重になるがゆえに、チェックプロセスが複雑化しやすかったり、取引先の情報をタイムリーかつ正確に把握している営業担当者が請求書を作成していたりします。本稿では営業担当者が請求書を作成する場合のデメリットと経理担当者が請求書を作成する場合のデメリット、テクノロジーの力がどのようにデメリットを解決してくれるのかを解説します。

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請求書を作成するのは営業?経理?

 請求書は企業によって営業が作成していたり、経理が作成していたりします。「どちらが作成するのが正しいの?」と質問されることがありますが、厳密には営業・経理のどちらが請求書を作成しても問題ありません。さらに言うと営業事務や秘書が請求書を作成しても何ら問題はないのです。過去に私が営業をしていたときは、自分で請求書を作成していました。

 しかし問題がないことと請求プロセスがスムーズに行くことは別問題。多くの中小企業の経理現場をコンサルティングしてきた弊社では「経理が請求書を作成するのが良い」と考えています。それはなぜなのか、営業が請求書を作成するデメリット・経理が請求書を作成するデメリットをここから一緒に確認していきましょう。

 

営業が請求書を作成するデメリット

 営業が請求書を作成するデメリットはふたつ。本来営業をして売上をあげる社員が書類作成に時間を取られてしまうこと、不正が発生するリスクがあることです。このふたつについてここでは詳しく解説します。

デメリット1:営業の時間が十分に取れない

 営業担当者が請求書を作成するいちばんのネックは営業する時間が減ること。営業が請求書を作成する時間は本来なら営業する時間にあてられるべきです。営業が営業活動に専念することができれば、会社の売上増が期待できます。

 しかし顧客といちばん距離が近く、契約や納品についてタイムリーかつ正確な情報を把握しているのは営業担当者。そのため営業が請求書作成するのが効率が良いと考えられ、営業が請求書を作成しているケースが多くあります。もし経理が請求書を作成するとなると、営業から経理へ情報共有が必要となるためその分コミュニケーションの手間がかかり「自分でやったほうが早い」と考えてしまうのです。

デメリット2:不正が起こる・不正を疑われるリスクがある

 営業担当者からすると心外かと思いますが、ごく稀に営業担当者が不正に請求書を書き換え、差額分を横領する不正が発生することも。また、まったく身に覚えがなくてもこのような疑惑の目を向けられる可能性があります。経理担当者が請求書を作成するなどの第三者のダブルチェック機能を持たせることで営業自身を守ることにもつながり、また自然と内部統制にもつながります。

次のページ
経理が請求書をつくるべき!しかし、デメリットも……

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この記事の著者

株式会社M&Tコンサルティング 中川佑香(ナカガワユカ)

会社の経理をまるごとアウトソースできるスマート経理の経理コンサルタント。2016年入社以降、関西の中小企業の経理プロセスの改善に携わる。前職では生活消費財の営業や販売促進企画を8年間担当。スマート経理のサービス内容はこちら

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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https://saleszine.jp/article/detail/976 2019/12/10 07:00

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