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請求書を作成するのは営業?経理? 請求書に関わる情報共有の課題をテクノロジーで解決しよう

 請求に関する業務は複雑化しやすい業務です。そのうえ、社外とお金が絡むため、ミスがあれば自社の信用問題にもなりかねません。ミスがないように慎重になるがゆえに、チェックプロセスが複雑化しやすかったり、取引先の情報をタイムリーかつ正確に把握している営業担当者が請求書を作成していたりします。本稿では営業担当者が請求書を作成する場合のデメリットと経理担当者が請求書を作成する場合のデメリット、テクノロジーの力がどのようにデメリットを解決してくれるのかを解説します。

請求書を作成するのは営業?経理?

 請求書は企業によって営業が作成していたり、経理が作成していたりします。「どちらが作成するのが正しいの?」と質問されることがありますが、厳密には営業・経理のどちらが請求書を作成しても問題ありません。さらに言うと営業事務や秘書が請求書を作成しても何ら問題はないのです。過去に私が営業をしていたときは、自分で請求書を作成していました。

 しかし問題がないことと請求プロセスがスムーズに行くことは別問題。多くの中小企業の経理現場をコンサルティングしてきた弊社では「経理が請求書を作成するのが良い」と考えています。それはなぜなのか、営業が請求書を作成するデメリット・経理が請求書を作成するデメリットをここから一緒に確認していきましょう。

 

営業が請求書を作成するデメリット

 営業が請求書を作成するデメリットはふたつ。本来営業をして売上をあげる社員が書類作成に時間を取られてしまうこと、不正が発生するリスクがあることです。このふたつについてここでは詳しく解説します。

デメリット1:営業の時間が十分に取れない

 営業担当者が請求書を作成するいちばんのネックは営業する時間が減ること。営業が請求書を作成する時間は本来なら営業する時間にあてられるべきです。営業が営業活動に専念することができれば、会社の売上増が期待できます。

 しかし顧客といちばん距離が近く、契約や納品についてタイムリーかつ正確な情報を把握しているのは営業担当者。そのため営業が請求書作成するのが効率が良いと考えられ、営業が請求書を作成しているケースが多くあります。もし経理が請求書を作成するとなると、営業から経理へ情報共有が必要となるためその分コミュニケーションの手間がかかり「自分でやったほうが早い」と考えてしまうのです。

デメリット2:不正が起こる・不正を疑われるリスクがある

 営業担当者からすると心外かと思いますが、ごく稀に営業担当者が不正に請求書を書き換え、差額分を横領する不正が発生することも。また、まったく身に覚えがなくてもこのような疑惑の目を向けられる可能性があります。経理担当者が請求書を作成するなどの第三者のダブルチェック機能を持たせることで営業自身を守ることにもつながり、また自然と内部統制にもつながります。

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