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SFAと会計ソフトの連携で営業と経理の業務を効率化!クラウド会計ソフトの種類と活用するためのコツ

 クラウド会計ソフトを導入する目的は「全社的な業務の効率化」ではないでしょうか。営業・経理間においても、クラウド会計ソフトを導入することで、請求関連業務を効率化することができます。上手くいけば営業と経理の間で請求・入金に関する煩雑なコミュニケーションをなくすことも可能です。本稿では業務効率化のためのクラウド会計ソフトの選びかたから活用方法までくわしく解説いたします。

クラウド会計ソフトを選ぶときのポイント3つ

 クラウド会計ソフトもたくさんの種類があり、どれにすれば良いのか迷いますよね。実はクラウド会計ソフトはこれを使っておけばOKといった正解はなく、会社ごとに最適解が違います。しかし必ず押さえておいてほしい共通のポイントは存在します。まずはクラウド会計ソフトを選ぶときに大切な3つのポイントを解説します。

(1)費用が見合っているか

 クラウド会計ソフトは毎月の基本料金で使えるサービス領域と、追加で必要なサービスやライセンスを契約する領域があります。毎月の基本サービス利用料は安いけれど、追加のサービスやライセンス費用が思ったより高額ということも。

 そうならないためにも、毎月かかる費用と必要なサービス・ライセンス数をあらかじめ計算して想定しておきましょう。

(2)SFAや営業基幹システムとの連携性はどうなっているか

 一般的に営業担当者が使用するSFAと経理担当者が使用する会計ソフトの間には、請求に関する手間がかかる処理が存在します。

 具体的には営業担当者がSFAに売上データを入力したものを経理担当者がデータをCSVでエクスポートし、手動で請求システムにデータをインポートしたりエクセルで請求書を作成します。その後、エクセルで債権管理リストを作成し、入金があればエクセル上で消し込み、最終的に会計ソフトに仕訳を入力します。

 SFAとAPI連携ができる会計ソフトなら、営業担当者がSFAに入力した数字をそのまま会計ソフト上の請求書発行システムに反映。そして会計ソフトから請求書を発行すれば自動的に仕訳が登録され、取引先から入金データも自動で取り込まれます。会計ソフトで処理された入金データはSFAに自動で反映されるため、営業担当者は経理担当者にわざわざ入金確認をしに行かなくても正確に早く売上分析をし、未入金先があれば早期に督促することが可能です。

 このようにSFAと会計ソフトの連携性が良いと営業・経理間の請求に関する業務のコミュニケーションがほぼ不要になり、お互いに業務効率をあげることができます。

 

(3)サポート体制は自社と合っているか

 クラウド会計ソフトのサポートは主に電話・メール・チャットの3つ。メインはチャットサポートで、電話は対応していないサービスもあります。

 文章での説明とタイピングが苦手で口頭で説明したほうが早い方は電話サポート、タイピングが早くスクリーンショットで画面を共有しならがら質問をしたい人にはチャットサポートが向いています。

 よく私はチャットから会計ソフトへ質問をしています。電話だと担当者とつながるまで長時間受話器を持って待たないといけませんが、チャットなら担当者とつながればポップアップでお知らせしてくれるので、チャットがつながるまでは別の仕事をすることができとても便利です。

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