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営業と経理が対立しやすい「経費精算」 システム導入で社内のコミュニケーションを円滑にしよう

  毎日の営業活動に時間を使いたいのに、経費精算に時間をとられていませんか?経費精算が正直めんどうだと感じている営業担当者は多いもの。経費精算をしても1円の売上にもならないためこのように感じるのは当然です。一方で経理の立場からは完ぺきな申請以外は受理できません。そんな営業と経理の経費精算に対する不満や課題をテクノロジーで解決できる時代になりました。この記事では具体的にどんな不満や課題を解決できるのか解説します。

営業が感じる経費精算に対する不満・課題

交通費の精算が細かくて思い出すのが大変

 毎日コツコツ経費精算書を作成すればいいとわかっているものの、営業活動が優先のためいつも申請締切前にまとめて作成することが多いのではないでしょうか。

 まとめて経費精算をするとき、多くの場合はスケジュールを確認しながら訪問先と電車代を調べて記入していきます。

 さらに急なスケジュールの変更でタクシーを使用することもありますよね。毎日忙しく移動しているため、電車で行ったのかタクシーで行ったのかわからなくなることも。その結果タクシー代と電車代両方を二重で経費精算として申請してしまうなんてミスも発生しています。

通勤定期区間控除がめんどう

 訪問先の会社が定期区間にある場合は、定期区間控除するのがあるべき姿です。ですが外出が多い営業社員ほど定期区間控除をせずに経費精算申請をしてしまう傾向にあるそうです。理由はシンプルで、経費精算にさく時間がもったいないから。

社内ルールが細かすぎて覚えられない

  • 交通費は訪問先会社名を記入する
  • 手土産代は会社名と目的を書く
  • 会食代は会社名・人数・名前を書く
  • 会食先からタクシーに乗る場合は電車が動いている時間であれば会食した店の最寄駅まで
  • 宿泊費は社員8,000円・役員は10,000円まで
  • 書籍代は1,000円まで精算できる

 など細かいルールが多数存在します。さらに所定のエクセルに記入して提出することが必要なためパソコンでしか作業ができない……なんてことも。

経費精算の承認者である上司がつかまらない

 申請書のエクセルを印刷→上司に承認印をもらってから経理へ提出となると、上司が出張などで長期間不在にしていたり、単純にタイミングが合わず上司となかなか会えず承認がもらえないこともありますよね。常に外出している営業担当者は上司と1週間会っていないなんてこともよくあるはず。こういった細かいストレスが営業担当者が感じる経費精算へのストレスではないでしょうか。

 

経理が感じる経費精算に対する不満・課題

社内ルールを無視して申請が上がってくる

 経費精算の社内規定があり、周知しているにもかかわらずルールを無視した申請が毎月上がってきます。経理は社内チェックの最後の砦。ミスがないように細かくチェックする必要があります。

 営業からはルールを無視した申請が回ってきているのに、経費精算申請を差し戻すとイヤな顔をされたり細かすぎるとクレームを言われます。「初めからちゃんと申請してくれれば細かいことを言わずに済むのに」と経理側ではストレスをためています。

締切ギリギリもしくは過ぎてから提出される

 忙しい営業担当者から締切ギリギリで提出される精算書。不備がなければまだいいのですが、不備があるので経理も急いでチェックしなければいけません。

 経理は数字を確定させて経営層に報告をする必要があります。大きな仕事があとに待っているのに、なかなか経費精算の数字が締められないとやきもきするものです。


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