【電話】テレアポを成功させるコツ
まずは、電話でのアポ獲得を成功させるための5つのコツを紹介します。失敗する要因も解説しているので、自社が当てはまることはないか確認してみましょう。
事前に企業情報を把握してから電話をかける
アポ獲得の失敗が続いているときにありがちなのが、営業リストに沿って順番に電話をかけていくだけの単純作業となっているケースです。
一般的な営業リストは、企業名・電話番号・所在地・URLなど、架電に必要な情報しか記載されていません。しかし、これだけの情報では、相手がどのような課題を抱えてどのようなニーズを持っているのか把握できていないため、画一的なトークになってしまいます。
一方、上記の情報に加えて、業種・業態、取り扱っている商品・サービス、財務状況などのさまざまな情報も詳しく調べておくと、課題やニーズを分析できます。そのため一件ごとに最適な提案やアプローチができ、相手は「自分のことをわかってくれている」「一度詳しく話を聞いてみよう」という気持ちになり、アポ獲得につながりやすくなるのです。
タイミングの良い時間帯を選ぶ
なかなか担当者につながらなかったり、担当者につながってもすぐに切られたりする場合は、相手が忙しい時間帯や不在の時間帯に電話をかけているかもしれません。
たとえば、始業してすぐの時間帯は相手がオフィスにいる確率が高いですが、朝礼やミーティング、メールの確認作業をしている場合もあり、電話に対応できない可能性もあります。また、ランチタイムは仕事が一段落しているものの、昼食をとるために外出していることも多いでしょう。
事前に相手の始業時間を調べてから電話をかけることが無難ですが、受付に担当者とつながりやすい時間帯を聞いておくという方法もあります。
トークスクリプトを用意する
アポインターによってアポ獲得率に差が生じている場合、うまく話せずに苦戦している人がいる可能性があります。全員のトークの質を安定化するには、トークスクリプトを作成するのも一案です。
トークスクリプトとは、電話の際に話す内容をまとめた台本のようなものです。あらかじめ相手の質問や反応を想定して「こうきたらこう返す」「このような場合はこの話をする」と話す内容を決めておくことで、トークの質が均一化して誰でも成果を出せるようになります。
トークスクリプトは「担当者が不在だったとき」「断られそうになったとき」など複数パターンを用意しておくと安心です。
トークスクリプトを作成するには、まずは組織内のナレッジや過去の事例を集約し、成功パターンを分析しましょう。成功パターンを落とし込むことで、精度の高いトークスクリプトを作成できます。
商品・サービスについては簡潔に紹介する
自社の商品・サービスの魅力を理解してほしいあまり、長々と詳しく話してしまいがちです。しかし、あまりに長々と話してしまうと、相手のストレスになりアポ獲得が失敗してしまうため注意しましょう。
また、商品・サービスについて詳しく話しすぎると、電話だけで用が足りてしまいアポを取って会う必要がなくなります。
「相手は忙しい合間を縫って電話に出てくれている」ということを忘れず、商品・サービスについては簡潔に紹介するよう意識しましょう。
自社の商品・サービスには紹介したい魅力は多々あるでしょうが、相手の課題やニーズにマッチするものだけを紹介します。そのうえで「詳しい話をさせていただく場を作ってほしい」という旨で、アポ獲得を打診してみましょう。
営業色を抑えて落ち着いて話す
アポ獲得の成功率が低い要因として、営業色が強くて相手に不信感を抱かせてしまっていることもあります。営業色が強い電話だと、押し売りだと勘違いされて、高額なものを売りつけられるのではないかと警戒させてしまいます。
アポ獲得のプレッシャーから、売り込もうという意識になっていたり、一方的に話したりしていないか、今一度見直してみましょう。
また、電話では声のトーンも重要です。対面だと表情やジェスチャーなどで表現できますが、電話は声でしか表現できないため、声色やトーンなどが与える印象が強くなります。
お互いの顔が見えない状況で関係性を構築するためには、落ち着いて相手に寄り添った話し方を意識しましょう。そうすることで信頼感が生まれ、アポ獲得につなげやすい状況になります。
【メール】アポ獲得を成功させるコツ
ここでは、メールでアポ獲得を成功させる5つのコツを紹介していきます。
開封につながるタイトルにする
まずはメールを開封してもらう必要があるため、他のメールに埋もれないようタイトルを工夫しましょう。ビジネスパーソンは日々膨大なメールを受信するため、タイトルを見て開封するかどうか決めている人も多くいます。ありきたりなタイトルだと他のメールに埋もれてしまい開封されません。
また、身に覚えのない人からメールが送られてくると、詐欺やウイルスなどを警戒して開封したくないと思う人もいるでしょう。
タイトルには会社名やサービス名を入れたり、相手が「自分にとってメリットのある内容かもしれない」と思ってくれるような工夫をしたりすることで、開封を促します。
曜日や時間帯を工夫する
メールを送る曜日や時間帯でも、アポ獲得の成功率が変わる可能性があります。
たとえば、休み明けは休みの間に溜まったメールを一気に確認するため、他のメールに埋もれて見逃されてしまうかもしれません。また、相手が仕事で忙しい時間帯に送ると、メールをゆっくりと確認する時間を取れないでしょう。
相手の業種や勤務形態などによって成果につながる曜日・時間帯は異なるため一概には言えません。一般的には土日は仕事が休みの企業が多く、月曜は溜まっているメールを確認するため、土・日・月曜日以外に送ることをおすすめします。また、ビジネスパーソンは通勤などのスキマ時間でメールを確認することが多いため、相手が朝や夕方などに確認できるように送信の時間帯を調整してみましょう。
上記の方法でもアポ獲得につながりにくいときは、曜日別・時間帯別の開封率や返信率を分析するのも一つの手です。分析結果から開封や返信につながりやすい曜日・時間帯の傾向が把握できるでしょう。
リンク設置や資料添付をする
せっかくメールを開封してくれても、メールの文章が長いと相手は最後まで読む気が失せてしまい、返信につながりません。商品・サービスの魅力や自社の実績などは事細かに説明したいものですが、本文はなるべく簡潔にまとめて、Webサイトへのリンクを設置したり、資料を添付したりすると良いでしょう。
また、「展示会で名刺交換をした人には、会社紹介のWebページのURLを記載する」「見込み度の高い層には事例集を送る」など、見込み度に合わせてリンク先や資料を柔軟に変えることをおすすめします。ニーズに合った情報を提供でき、相手の関心を引き付けられます。
メール配信システムを活用すると、いつ・誰がリンクをクリックしたか、資料をダウンロードしたか、といったデータを取ることも可能です。クリックやダウンロードした人だけを対象にしてアポイントの打診をすることで、よりアポ獲得率を高められるでしょう。
アポの候補日程を記載しておく
メールにアポイントの候補日を記載しておくと、アポ獲得がスムーズになります。
忙しいビジネスパーソンは、なるべく短いやり取りで済ませたいものです。そのため、何度もメールのやり取りがあると、途中で面倒になったり見逃したりしてしまいます。
最初のメールにアポイントの候補となる日時をいくつか記載しておくと、相手はその中から選択できるため利便性が高く、アポ獲得をしやすくなるのです。
顧客の属性や課題に合わせて文面を工夫する
アポイントを依頼するメールは、すべて同じ文面だと成果につながらないことがあります。メルマガ（メールマガジン）のように一方的な情報発信とは違い、相手と会うことが目的のメールであるため、より丁寧で細やかな文面を意識しましょう。
自社の商品・サービスのメリットを伝える場合も、現場担当者と管理者では心に響くポイントが異なります。たとえば、現場担当者は「使いやすさ」にメリットを感じる一方で、管理者は「分析機能の充実度」にメリットを感じるかもしれません。また、相手が抱えている課題によっても、メリットを感じるポイントは異なります。
そのため、相手の属性や課題などを把握したうえで、心に刺さる文面を作成しましょう。
アポ率大幅アップ!? 決裁者のアポ獲得の重要性
アポ獲得率がなかなか上がらない理由の一つとして、電話やメールで決裁権を持たない担当者とやり取りしているケースが見受けられます。担当者は商品・サービスの契約について決定する権利がないため、「商談をしても自分は決められないため、話を聞く必要がない」「上長に報告するのが面倒」などの理由でアポイントに消極的な場合があるのです。
最初から決裁者をターゲットにしてアポ獲得のアプローチをすることで、興味を持ってもらえるとアポイントを獲得できるだけでなく、成約までスムーズに進められるというメリットも期待できます。 決裁者のアポ獲得のためのツール・サービスは？
決裁者へのアポ獲得は、その後の成約へつながる大事なものですが、簡単にアポを獲得できるわけではありません。そのため、適切な方法でのアプローチが重要です。
ここでは、以下3つの方法について紹介します。
- フォーム営業
- 手紙営業
- 営業代行
フォーム営業のメリット
フォーム営業とは、企業のWebサイトに設置しているお問い合わせフォームを活用してアプローチする方法です。大企業の場合は窓口となる部門が問い合わせ内容から担当部門に振り分ける場合が多いですが、中小企業の場合は代表自ら問い合わせ内容を確認していることがあるため、決裁者とつながるには効果的と言えます。
フォーム営業に役立つおすすめツール
フォーム営業のデメリットは、Webサイトから問い合わせフォームを探す手間や、一件ずつ必要な情報を入力する手間がある点です。しかし、フォーム営業に特化したツールを使うと、こうした業務が自動化され、多くの企業へアプローチできます。
具体的には、以下のようなツールがあります。
- APOLLO SALES
- SalesNow Form
- ホットアプローチ
手紙営業のメリット
決裁者に直接手紙を送り、商品・サービスの魅力を伝えてアポイントを打診できるのが手紙営業です。決裁者宛に送ると、決裁者が手紙の内容を確認する可能性が高いため、情報を確実に届けられます。競合他社とは違う切り口でのアプローチになるため、決裁者の心に響きやすい点もメリットと言えるでしょう。
手紙営業に役立つおすすめツール
手紙営業では、営業担当者が自ら心のこもった手紙を書くことに意味があります。しかし、手紙を書くにはある程度の時間が必要となるため、手当たり次第に書くのは非効率です。そこで、自社のターゲットとなる企業を見定めて必要な情報を洗い出してくれるABM（Account Based Marketing）ツールが役立ちます。
ABMツールには、以下のような者があります。
- FORCAS
- SPEEDA
- uSonar
営業代行サービス活用のメリット
アポ獲得の件数を増やしたくても、人手不足やノウハウ不足のため社内でリソースをまかなうことが難しいケースもあります。そのような場合は、営業代行サービスを活用するのも一つの手です。
営業のプロに業務を依頼できるため、最短で成果を期待できる点がメリットです。また、営業代行サービスによってはアポ獲得だけでなく、その後の商談や成約まで外注できたり、自社の営業人材の育成を依頼できたりする場合もあり、うまく活用することで営業力の底上げが実現するでしょう。
まとめ
アポ獲得はなかなか成果につながらず苦労することもありますが、ポイントを押さえて少しでも成功率を高めましょう。電話とメールでは意識すべきポイントが異なるため、注意が必要です。
まずは本記事で紹介した内容を実際の業務に活かし、成果を見てみましょう。
また、決裁者へアポイントを打診すると、今まで得られなかった成果が期待できる場合もあります。フォーム営業・手紙営業・営業代行などを活用し、決裁者へのアポ獲得もチャレンジしてみてください。
