文字数はコンパクトに、構成は戦略的に
手紙の作成にあたっては、読み手が読み進めやすく、要点を把握しやすいテキスト作成を心がけましょう。読み手がはじめから丁寧に、一文一文読むことはほとんどありません。
そのため、書き手が以下のふたつのポイントを意識し、「読ませる文面」を作成する必要があります。
（1）文字数
手紙の文字数は800～1,000字とし、必ず用紙1枚におさえましょう。
伝えたい内容がたくさんあるのはわかりますが、多くの情報を詰め込むと、読み飛ばされるリスクが高まります。場合によっては、書き手がもっとも伝えたい内容が伝わらないという、本末転倒な事態を引き起こすかもしれません。
書き手が「伝えた」と思っていることが読み手には「伝わっていない」というケースは、実際の営業現場でも数多く発生しています。伝えたいことを的確に伝えるために、文面をシンプルにし、文字数をコンパクトにまとめ上げる意識を持ちましょう。
（2）構成
読み手に伝わる手紙の作成では、文面の構成にも気を配る必要があります。文章のどこをどの順番で読んでもらうか、どのように最終的なアクションまでつなげるかの導線を、意図的、かつ戦略的に練り上げて構成を作成しましょう。
具体的な構成例を次のページから解説します。
