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SalesforceとExcelの“イイトコドリ” RaySheetでコロナ禍の情報共有課題を解決!

2020/11/10 11:00

 Excelの画面でSalesforceに入力できる――営業組織のSFA入力課題を解決できるそんなツールがあるのをご存じだろうか。グレープシティが提供する「RaySheet」は、多くのビジネスパーソンに馴染みの深いExcelライクな画面と機能で入力業務への心理的なハードルを下げ、効率化を可能にする。コロナ禍でオンライン商談やオンラインのコミュニケーションが主流となった今、意外とつまずく人の多い情報入力・共有の課題を解決するポイントを同社の里見哲也さんにうかがった。

コロナ禍で進む営業組織の個人商店化

――里見さんが現在担当されている業務と、「RaySheet」の概要についてうかがえますか。

エンタープライズソリューションズ事業部でアウトサイドセールス、いわゆる外回り営業を担当しています。コロナ禍では、オンライン商談を中心にお客様とコミュニケーションをとるようになりました。弊社では製品ごとに営業担当が分かれているのですが、私はRaySheetをはじめとするRayKitシリーズの主担当を務めています。

 
グレープシティ株式会社 Enterprise Solutions事業部 営業部 シニアアウトサイドセールス 里見哲也さん

RaySheetをひと言で表すなら「SalesforceとExcelの“イイトコドリ”ができるアプリ」でしょうか。Salesforceの画面をExcelチックに表現し、キー操作によるコピー&ペーストや関数を使った計算も可能で、使い心地もExcelそのものです。最近お客様から好評だったのは、セルにカーソルを合わせるだけで入力・編集ができる機能です。一見なんてことのない地味な機能のようですが、入力するたび編集モードに切り替える工程を面倒に感じていたお客様が多く、商談で響きやすいポイントのひとつです。

――御社自身がSalesforceとRaySheetを駆使して営業活動を進めていらっしゃるとのことですが、営業組織として抱えていた課題について教えてください。

担当制を敷いているため自分の製品に集中しやすい反面、ほかのメンバーとの交流が少なく個人商店化してしまっていた点は課題だったと言えるかもしれません。当社に限らずお客様からもよく聞く声ですが、コロナ禍では周囲の状況がさらに見えづらくなり、他のメンバーがお客様とどのようなやりとりをしているのか、どれくらいのリードタイムでクロージングまで運んでいるのかなど知る機会が減ってきています。

 

コロナ禍に関わらず、日頃から活動状況をこまめに入力する習慣のない無精者が営業チームには一定数いると思います。かく言う私も、昔からの癖で商談の内容をノートやテキストファイルにまとめており、同じ内容をSalesforceへ入力する作業を億劫に感じてしまい、初期やクロージング期の商談しか活動履歴を入力していませんでした。

リーダーが入力項目の雛形を作成したことをきっかけに組織横断で情報共有をする流れが生まれ、今は各自でRaySheetの便利な機能を活用してSalesforceに情報入力しています。チームをまとめるリーダーの立場からすると、商談の過程が見えてメンバー間の情報共有が盛んなほうがチームの総合力を上げることができますし、この仕組みがうまく回り出す前のリーダーはメンバーの商談状況の把握やアドバイスをどう行うかについて、相当苦労していたと思います。

商談件数増加で情報整理が追いつかない!便利なRaySheetの機能

――里見さん自身もオンライン商談を数多くこなすなかで困ったことはありましたか。

緊急事態宣言の発出以降、RaySheetへのお問い合わせも急増しました。在宅勤務で浮いた時間を使ってSalesforceに情報を入力したり、先送りにしていたSalesforceへの入力業務の効率化・定着化に着手したりされるお客様が多いですね。

私自身の営業活動もオンラインに切り替わったことで移動時間を削減でき、商談数を増やして売上を伸長させるチャンスだと意気込んでいたのですが、その考えは少し甘かったようです。1日の間に休みなくオンライン商談を詰め込むと、内容の整理が追いつかなくなって混乱してくるんです。たとえば、RaySheetの商談であるにもかかわらず、ほかの製品の説明をしそうになったり、A社との商談でB社に向けて用意したシナリオで話を始めそうになったりということが数回ありました。さらに、コロナ禍で会えないからか社内外からの電話も増え、パニックを起こさないためには情報整理が重要だとあらためて気づかされました。

――情報の整理が追いつかず混乱した経験は営業であれば誰しもが身に覚えがありそうです。里見さんは具体的にRaySheetのどのような機能を活用しながら情報整理を行われていたのですか。

商談のフェーズや優先度に応じてセルの色を変えることができる「条件付き書式」という機能を使うと、タスクが一目瞭然になるため整理が迅速に行えます。また、「関連オブジェクト」という機能を使うことで、商談の詳細内容を画面遷移なく閲覧したり入力したりすることも可能です。案件数が増えてくると、表の上部にある検索パネルをオンにして絞り込むか、項目ごとにソートすればスクロールして探す手間を省けます。

条件付き書式/作業ウインドウの活用イメージ図[画像をクリックで拡大]

商談のメモを直打ちできる「作業ウインドウ」も重宝しています。ここを見て、次回以降のアクションを確認することができます。それ以外にも、顧客の課題や提案する商材が似通っている案件が続くときはレコードをコピー&ペーストしてから編集することも可能です。入力工数をできる限り減らしたい方にとって便利な機能が盛りだくさんで、私自身もこれらを駆使して手を抜けるところは抜くようにしています。

今年の6月に実装された新機能が「RaySheetPage」です。ふたつの表をひとつの画面内に並べることができるため、今年度と前年度の売上状況を比較したい場合などに一方の表をコピペしたり別タブで開いたりせずに済むようになりました。

RaySheetPageの活用イメージ図[画像をクリックで拡大]

マネージャーが管理する上で有用なのは「共有フォルダ」です。当社では、メンバーごとの状況が週次で確認できる「営業週報用」というフォルダをつくり、マネージャーだけでなくメンバー同士で互いの営業状況を把握するためにも活用しています。

共有フォルダの活用イメージ図[画像をクリックで拡大]

――常に製品がアップデートされ、さまざまな便利な機能が出てきているんですね。

リリースから約4年が経ち、お客様の要望を取り入れながら順調に成長できたと思います。年に3、4度のアップデートは継続的に行っており、今後もそのペースを崩すつもりはありません。打ち上げ花火のように大々的なアップデートよりは、一見地味でもかゆいところに手が届く機能を見つけ出し実装していきたいです。新たな機能を実装しなくとも、既存の機能を使うことで課題が解決できることもあるため、その点は営業である私が情報発信を続けてお客様の運用をサポートしていきたいですね。

SFA定着のためのマネージャー心得3か条/ツールは自分を楽にする

――Salesforceを導入したは良いものの、なかなか現場に定着せず頭を悩ませるマネージャーも多いと聞きます。数々の営業組織のSalesforce活用を支援してこられた里見さんから、マネージャー層へのアドバイスをいただけますか。

組織には変化についていける人もいれば、ついていけない人もいます。今までExcelで管理していた組織に突然Salesforceが導入されれば、混乱する人がいて当然です。加えて今回のコロナ禍による全面的なリモートシフトで現場には大きなストレスがかかり、人によっては手が動かなくなってしまうこともあるでしょう。

Salesforceは非常に素晴らしいサービスですし、正しく使えば高い効果を発揮しますが、中身となる情報がなければ何の意味も成しません。マネージャー層の方には情報を入力する側の混乱に目を向け、彼らが少しでも楽に作業できる環境を用意していただきたいです。

見え方も使い方もExcelと似ているRaySheetは慣れ親しんだ入力方法をそのまま適用できるため、入力に対する心理的なハードルがぐっと低くなるようです。RaySheetを最初から全員分購入いただく必要はありません。Salesforceの入力画面に慣れていない方のために導入いただき、使い勝手の良さが社内に広まって追加ライセンスを購入いただくケースも多いです。

 

もう1点マネージャー層の方にお願いしたいのは、入力項目の取捨選択です。Salesforce導入時はどうしても張り切ってしまい、あれもこれもと情報を管理したくなるあまり、とんでもない数の項目を詰め込んでしまいがちです。中には100以上の項目を設定しているチームもあり、よく見ると商談情報にマーケティングや製造など他部署に関連する項目が紐づけられていました。営業現場は当然拒否反応を示します。ポイントは、必要な項目だけに絞って入力画面をつくることと、営業、製造、マーケティングなど部門別に入力項目を設定し、マネージャーがすべての数字を一覧でチェックできる環境をつくることです。RaySheetを使えばこの2点をクリアすることができます。

最後に、マネージャーから現場へのレスポンスの重要性についてもお伝えしたいです。自分が苦労して入力した情報をマネージャーがどう活用しているのかがわからなければ、現場の担当者は不安を感じますし、入力作業のモチベーションも下がってしまいます。Salesforceは営業情報を介したコミュニケーションツールだと私は思っていますし、現場から一方通行のアクションではコミュニケーションと呼べませんよね。現場から情報が提供されたら、マネージャーには必ずレスポンスを返して相互にやりとりしていただきたいです。

――コロナ禍による商談のオンライン化でSalesforceのようなSFAツールの存在感が高まる一方、相談できる同僚がそばにおらず、不慣れな環境で孤独に業務をこなす担当者もいると思います。最後はそんな方々に向けたメッセージをいただけますか。

今後、Salesforceのようなツールが増えることはあってもなくなることはないと思います。コロナ禍を経て情報共有はますます省略不可能なパートになりつつありますが、堅苦しく考えるのではなく、まずは「自分が楽をするため」という気持ちで情報を前のめりに入力してみてください。その前倒しが商談をスムーズに進行させ、結果的に組織の資産として溜まっていくはずです。

 

――営業現場がRaySheetを活用することでより働きやすくなり、顧客に価値を提供するための活動に集中できるのではないかと思います。本日はありがとうございました!

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