営業会議が結果報告会議になってしまう理由
「営業会議がどうしても結果報告の時間で終わってしまう」ということがあります。せっかく営業メンバーの時間を確保しているのだから、本当は商談を成功につなげるための作戦会議をしたいわけです。
ところが、会議室のモニターに映し出されているグラフや表の数字だけでは状況がわかりません。「この案件本当にとれるのか？」というふうに聞けば、営業担当者は「大丈夫です」と返してきます。
一方で、深掘りしようとするとひとつの商談、ひとりの報告だけで10分、15分と時間が経過してしまいます。会議の時間は限られていますから、皆さんやりたくても出来ないわけです。
その結果、営業会議という名の報告会が開催されてしまいます。
そこで重要なのは、事前の情報共有です。会議の前に案件の状況や見込みの数字、予算と実績のギャップなどが把握できれば、会議中にわざわざこれらの数字の報告に時間を割く必要はなくなります。
ではどのように事前の情報共有を行えばよいのでしょうか。多くの方が社会人になった際に、報告、連絡、相談による情報共有の重要性を教わっていると思います。また最近はコミュニケーションをとるためのビジネスチャットなどのサービスも多数あるため、情報共有は簡単に行えます。
ところがいざ営業会議のための情報共有となると「言うは易く行うは難し」です。情報共有のために、営業担当者は商談情報や案件見込みなどの情報をメールやExcel、日報などで上司に報告しているという話をよく聞きます。
しかし、同時に報告内容や情報の精度は営業担当者に任せているという話もよく聞きます。そのため、日々営業活動に忙しい現場からは、フォーマットも報告内容もバラバラに情報共有されてしまいがちです。それを会議で見やすいようにまとめて、合算していくのは多くの時間と手間が必要になります。
そこで、まずはきちんと情報共有のための報告フォーマットを決めることが重要です。ポイントはふたつあります。
