オープンテキストは、日本電気（以下、NEC）に、文書＆コンテンツ管理ソリューションの「OpenText Extended ECM」を導入したことを発表した。
今回の導入によりNECは、案件管理や営業プロセスを見直すとともに、コンテンツ管理を標準化し、内部統制の強化や電子帳簿保存法への対応も実現した。
導入背景
ICT環境やビジネス環境の変化により、営業現場の業務量は膨大になる一方、よりスピーディーな対応も求められている。NECではペーパーレス化により紙の書類は減ったものの、電子化した書類が増大し、紙と電子データの双方を効率的に管理することが難しくなっていた。
また、部門ごとに書類の保存管理方法やシステムが異なっていたため、書類の共有が難しく情報も分散し、管理責任が不明確という課題も抱えていた。
このような課題を解決するため、NECはOpenText Extended ECMを採用した。
主な効果
1）案件に紐づく電子書類・データの管理
販売プロセスにおける案件・確証登録システムや伝票登録システム等の周辺システムから、情報を自動収集し一元管理を実現。
2）案件の受注から売上・入金完了までの各種伝票・ステータス情報の管理
受注/売上の計上審査や仕入手配の申請では、複数の承認が必要な書類や非構造化データを、案件情報、ステータス情報などの構造化データと紐づけて一元管理。案件情報管理において重要となる検索機能では、さまざまな項目での検索が可能となり、工数削減を実現した。
また、従来、営業部門が契約を締結して受注計上を実行した案件は、製品の納期、出荷、売上、請求、入金などの管理を別々のシステムやメニューで検索し、台帳等に転記していたが、各システムに分散している情報を案件情報ワークスペースおよび受注明細ワークスペース上のメタデータと連携。これにより、各担当者は一元化された情報をレポート化できるため、個別に管理・検索する必要がなくなった。
3）書類原本の保存・廃棄管理
販売取引時に紙で存在していた契約書類については、OpenText Extended ECMの現物管理機能によって紙の原本の保存申請から所在管理、原本廃棄までのライフサイクルを一元管理。原本管理工数を削減し、紛失リスクの排除、ライフサイクル管理の徹底を実現した。
