まずはここから！営業活動を毎日報告する目的や意味
そもそも日々の営業活動を営業日報というかたちで記録に残すことには、上司と部下だけでなく、会社にとっても重要な意味がある。それは、業務の性質上、社外での活動や、少人数または単独での行動が多くなりがちなセールスパーソンが、業務時間内にどのような活動をしているかを可視化することになるからだ。
それに加えて、上司と部下の間では、営業目標や計画の進捗、課題、対策など、いわゆる業務のPDCAサイクルを回せているかを確認するためのものでもある。セールスパーソンの個性によって、何が得意・不得意で、どのような課題に直面しているのかは異なるため、アドバイスや指示は画一的なものであってはならない。
営業活動は会社が利益を出すために不可欠な活動だ。そのためには、どのような顧客に対してどのような競合他社が存在し、どのような課題をクリアして受注に至ったのか、どのような課題が解決されずに失注や転注となったのかを分析、把握しておく必要がある。その経緯をいちばんよく知っているのがセールスパーソンだ。
営業日報は、セールスパーソンが作成して終わりではなく、可視化された情報を共有・活用することに大きな意味がある。成果が上がったときやミスが発生してしまったときにだけ注目するのではなく、日ごろから営業活動を記録に残しておくことが大切。セールスパーソン個人の振り返りや分析、改善に加えて、新製品・サービスの開発や販売戦略の立案など、会社の方針にも影響を与える情報源となりうるからだ。
営業活動を可視化する営業日報の書き方のポイント
ここでは、営業日報の書き方のポイントを見ていこう。前段で触れたとおり、主な目的は営業活動の可視化だ。何をどのように書けば、上司や会社が求める情報を網羅し、書き直しの指示や質問などが飛んでこなくなるのだろうか。
営業日報に不可欠な4つの項目
- 営業目標
- 業務内容
- 成果
- 課題や改善点
営業日報に不可欠なのは、上記の4項目だ。ひとつずつ見ていこう。
営業目標は、セールスパーソン個人の目標だけでなく、部や課の目標も明示されていると、個人目標との関係性がわかりやすくなる。可能なら、年度や四半期・月間目標など、長期的な視点に立ち戻るきっかけもあるといい。
業務内容は、その日の実績だ。商談や訪問、電話、メール、資料作成など、何を行ったかを書こう。〇件訪問、電話〇件、メール送信〇件、見積書作成などのように。
成果は、営業活動の結果、得られた成果を記す。「株式会社○○ 成約」「アポイントメント獲得 ◯件」などと記載すると、具体的な数値が見えてわかりやすい。
課題や改善点では、相手が何を求めているかに基づいて情報を残すようにしよう。商談を進めるにあたって問題となっていることや相手が気にしていることは何かを記録しておくことが重要だ。具体的には、購入を検討しているものの、まだ情報収集の段階のようで業者を絞り込んでいないようだ、などのように。
なお、営業日報には、時系列と成果中心の2つの報告パターンがある。また、報告書のフォーマットはExcelで作られていることも多いが、メールからの報告が認められていたり、モバイルデバイスのアプリ、SFA（営業支援システム）が導入されていたりするケースもある。
営業日報の書き方のポイント6つ
- 結論ファーストで、根拠や理由はその後に続ける
- 事実と主観を明確に分ける
- 数値化できるもの（定量的）と相手の反応など（定性的）との情報も分ける
- 箇条書きを活用する
- 読み手のことを考えて説明は簡潔に
- 日々の目標だけでなく、四半期や半期、1年など長期の目標も意識して書く
結論ファーストは、文字どおり結論を最初に書いて、その根拠や理由をつけ加えていく書き方だ。これを毎回意識するだけで、読みやすさはグッと変わる。事実と主観もしっかりと分けよう。ここまでは事実で、ここからは推測などのように。
数値化できる情報はなるべく具体的に記載するとより伝わりやすい。たとえば、長期間と書くのと6ヵ月間と書くのとでは、具体的なイメージが変わってくる。重要な情報は、なるべく箇条書きで分かりやすく記載しよう。読み手のことを考えて説明は長文にせず、なるべく簡潔に説明することを心がける。
会社が求める成果を理解した上で営業活動ができているかを、日々見直そう。売上が立たなければ会社は存続できない。自分がやっていることは会社に必要なことなのかを常に考えるということだ。目の前のことだけに集中してしまいがちな人には、とくにおすすめしたい。
営業日報の効率的な書き方のコツ3選！
営業の本来の目的は契約を取ってくることだ。だからこそ、毎日の営業日報は、手間をかけすぎず効率的に作成できるのが望ましい。ここでは、営業日報の効率的な書き方のコツを3つ紹介する。
スキマ時間にスマホやタブレットに重要情報を入力しておく
すべてのセールスパーソンにもおすすめなのが、移動や待ち時間などのスキマ時間に、スマホやタブレットに重要情報を入力しておくことだ。紙のメモに手書きでもいい。重要なのは、忘れないうちに顧客の情報を記録に残しておくことだ。そうすれば、日報作成時に少し手を加えるだけで、営業報告ができあがる。
顧客（見込み客を含む）の反応や要望などは営業活動上、重要な情報だ。顧客からの質問や「こうしてほしい」という依頼・要望、顧客が感じている自社製品・サービスへの改善点など。また、予算や購入時期、決まった取引先がいるなどの情報、製品・サービスそのものとは違うところで顧客が抱いている懸念なども重要となる。
パターン別に例文を用意しておく
たとえばメールでは、書き出しや締めの言葉が決まっている。営業日報も同様に、営業活動のパターンに応じて、都度考えなくて済むように例文を用意しておこう。基本となる例文をいくつか考えておけば、毎日少しずつアレンジして使い回しが可能になる。いくつか例文を紹介しよう。
- （商談）A社〇回目の商談。「〇〇（製品・サービス名）」の値引き要請を受けたため、要検討
- （訪問）B社〇回目の訪問。購入時期未定ながらも、比較検討している様子
- （電話）電話〇件のうち、アポイント〇件獲得
- （メール）メールにて資料〇件送付。C社から問い合わせあり
- （資料作成）見積書・提案書・プレゼン資料〇件作成。メールにて〇件送付
- （会議）営業会議にてD社の打開策についてアイデア出しを実施
- （セミナー・講習会）競合他社製品・サービスを見学・体験
商談ひとつを取ってみても、商談開始から課題の解決、予算とのすり合わせまで、営業活動にはさまざまなフェーズがある。時間があるときに少しずつ例文を増やしていこう。
MYテンプレを用意し作成時間を短縮する
例文とともに用意しておきたいのが、MYテンプレだ。前述の例文を組み合わせた報告パターンだと考えてほしい。商談成立や他社に決まってしまった場合、次回商談へと持ち越された場合、プレゼン、問い合わせ対応など、活動に応じて報告内容を決めておくと、時間短縮につながる。
たとえば、契約獲得のような華々しい成果は、毎日という頻度で起こるものでもないだろう。その日1日、目立った成果が出ないこともある。そのようなときに備えて、先輩・同僚の仕事の進め方を観察・分析、自社製品・サービスの学習、競合他社のリサーチなど、努力している姿を伝える例文やテンプレも用意しておくといいかもしれない。
効率的に営業日報を作成できるようになることと、作成に手を抜くことには大きな違いがある。毎日しっかりと情報を残していけば、その情報はいずれ自分や会社の役に立つ。自分のために営業日報を書き、自分の営業活動の成果につなげてもらえたら幸いだ。
