ビジネスメール返信の基本マナー
ビジネスメールの返信には、社会人として覚えておくべき基本マナーがあります。ここでは、絶対に押さえておきたいビジネスメール返信の基本マナーを6つ紹介します。
1.できるだけすぐに返信する
ビジネスシーンではレスポンスの素早さが重視されるため、取引先や上司などからメールを受信したらすぐに返信するのが基本です。返信に時間を要する内容のメールだとしても、メールを受け取った旨だけでも返信し、詳細については追って連絡するのがベターです。
すぐに返信できない場合でも、翌日の営業日までには返信するよう心がけましょう。
2.先方の営業時間を考える
ビジネスメールの返信は、先方の営業時間内に行うのが基本です。急ぎで時間外に返信する必要がある場合は、必ず「夜分遅くに失礼いたします。」「お休みのところ失礼いたします。」など一言添えましょう。
3.件名の「Re :」は消さない
ビジネスメールの件名は、メールの内容がわかりやすいものにするのが重要です。「Re：」がついていれば、返信メールであることが一目でわかるため、件名の「Re：」は消さずに送信しましょう。
メールのやり取りが続き「Re：」が増えていった場合は、ひとつだけ「Re：」を残し、話題が変わったら「Re：」を外して件名も変えるのがマナーです。
4.名前や社名は絶対に間違えない
ビジネスメールで先方の名前や社名を間違うのは失礼に当たる上、場合によっては先方を「自分宛てでないのでは」と混乱させてしまう可能性があるため絶対にNGです。
送信する前に必ず先方の名前や社名を確認し、間違えることのないようにします。
5.Ccで受け取ったメールには返信しない
Ccは確認・共有の意味で使われているため、自身のアドレスがCcに入っている場合は基本的に返信しないのがマナーです。ただし、内容を見て返信が必要だと判断した場合は内容に応じて送信者のみに返信するか、全員に返信しましょう。
6.1通目の最後にだけ署名をつける
ビジネスメールは、1通目のやり取りの際に署名をつけるのが基本です。1通目は先方と初めてのメールであるため、送信者が誰であるか明確にするために、氏名・フリガナ・社名・部署名・電話番号などを記載した署名をメールのいちばん下につけて返信しましょう。
ビジネスメールの返信で気をつけるポイント
ここでは、ビジネスメールを返信する際に気をつけるべきポイントを3つ紹介します。
1.やり取りを終わらせるのは最初にメールを送った側
ビジネスメールは、メールを最初に送った側がやり取りを終了させます。自分からやり取りを終わらせる場合は「もし不備がなければ、ご返信には及びません。」「お忙しいことと存じますので、どうぞこのメールへのお返事にはお気を遣われませんように。」などと添えておくと丁寧です。
2.「返信不要」と記載がある場合でも場合によっては返信する
先方からのメールに「返信不要です」と記載がある場合でも、「メールを最初に送った側がやり取りを終了させる」原則に従い、自分が返信すべき立場であれば返信しましょう。また、相手が取引先や上司の場合も、一言だけでも返信しておくと丁寧な印象を与えます。
3.適切な表現を使う
ビジネスメールでは失礼にならないよう、適切な表現や言葉遣いをする必要があります。顔文字や（笑）などは使わず、二重敬語にも気をつけ、誤字脱字がないか忘れずに確認しましょう。
【すぐに使える】ビジネスメールの返信例文
ビジネスメールの返信は、定型を覚えておくと便利です。ここではすぐに使えるビジネスメールの返信例文をシチュエーション別に紹介します。
取引先へお礼を伝える場合の返信
会食や契約など対してお礼のメールを返信する時は、件名をわかりやすく「○○の御礼」とし、本文で感謝の気持ちを伝えましょう。
例文
＜件名＞Re：昨日の打ち合わせの御礼
株式会社△△
営業部 鈴木太郎様
いつもお世話になっております。
株式会社○○ 山田郁美です。
昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
鈴木様からお伺いしたご要望に関しまして、弊社で新たな対策を検討しつつ、次のご提案に活かしていきたいと思います。
では当日
＞〇月〇日（〇）〇時〜〇時
にて、よろしくお願いいたします。
集合場所などにつきましては改めてこちらからご連絡しますので、よろしくお願い申し上げます。
―署名―
日程調整で候補日に回答する場合の返信
会食や商談などの日程調整に回答する返信は、「引用返信」を用いて行いましょう。提示された候補日の参加が難しい場合は、こちらが都合のいい日を記載し返信します。
例文
＜件名＞Re：会食の日程調整の件
株式会社△△
営業部 鈴木太郎様
いつもお世話になっております。
株式会社○○ 山田郁美です。
会食の日程調整のご連絡、誠にありがとうございます。
会食につきましては、ご連絡いただいた下記の日程でお願い申し上げます。
＞〇月〇日（〇）〇時～〇時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―署名―
上司への返信
上司への返信は、要件を簡潔にまとめてわかりやすさを重視しましょう。
例文
＜件名＞Re：キャンペーンの進捗状況について
○○営業部 ○○ 課長
お疲れ様です。
販促キャンペーンですが、下記の通り進捗状況を報告いたします。
日 時：○月○日(月)～○月○日(日) 10時～18時
場 所：△△広場
企画内容：抽選会、トークショーなど
報告は以上となります。
―署名―
ビジネスメールは定型文に沿って返信を
ビジネスメールの返信は定型文を覚えておき、シチュエーションや相手別に内容を変更し送信するだけです。最初のうちはビジネスメールを返信する際に「失礼にならないかな」「この言い回しでいいのだろうか」などと不安になり時間がかかるかもしれません。今回紹介したビジネスメールの基本的なマナーや例文を活用して、メール返信作業にかかる時間を短縮できるようにしましょう。
