名刺交換の基本的なやり方をマスターしよう
名刺交換には、基本的なマナーが存在します。いざというときに困らないよう、やり方をマスターしておきましょう。
名刺の準備の仕方
名刺交換の準備の仕方には、2つのポイントがあります。
- すぐに名刺を出せるようにしておくこと
- 立って名刺交換を行えるようにしておくこと
名刺交換はテーブル越しでは行いません。立った状態で行えるように、名刺入れを準備しておきます。ポケットやカバンから名刺を直に出すことはマナー違反です。名刺入れを必ず携行するようにしましょう。
名刺の差し出し方
名刺を差し出すときは、まず自分の社名と氏名を名乗りながら差し出します。高さは胸の位置で、相手側に文字が読めるように両手で差し出すのがマナーです。軽くお辞儀をすることも忘れないようにしましょう。
名刺の受け取り方
名刺を受け取るときは、必ず「頂戴します」と一言添えます。自分の名刺を右手で渡し、左手で受け取るのが一般的です。名刺の高さは、胸の位置をキープします。先方の役職や、名前の読み方などを確認することも大切です。
注意したい名刺交換後
注意したいのは、名刺交換後のマナーも同様です。
- 1対1の場合：自分の席の左上に名刺入れを置き、その上に名刺を載せる
- 複数人の場合：机上に全員の名刺を座っている位置と同じ順番で置く
資料を机上に広げなければいけない場合、名刺の上に広げてしまうのはNGです。「汚してしまうといけないのでしまわせていただきます」と一言添えて、名刺入れにしまいましょう。名刺に直接メモを書き込んでしまうのも避けたいマナー違反です。名前の読み方なども自分のメモに記載するようにします。
これだけは知っておきたい・名刺交換のやり方のマナー
名刺交換はビジネスマナーにおける基本中の基本です。最低限知っておきたいマナーをきちんと理解しておきましょう。
名刺交換は目下から目上の人に
名刺交換は、目下から目上の人に行うのがマナーです。自分から先に名乗り、名刺を差し出します。通常は営業担当者が目下、取引先が目上とされています。万が一先に名刺を出されてしまった場合は、「申し遅れました」と添えて、相手の名刺より低い位置で名刺を差し出します。
役職の高い人の名刺を名刺入れの上に置く
複数人と名刺交換をした後、机上に名刺を並べる場合は、相手側の一番役職の高い人の名刺を自分の名刺入れの上に置きます。役職順がわからない場合は、席順にならべ、名前と顔が一致するように置くのがマナーです。
名刺切れに注意
頻繁に名刺交換を行っていると、名刺入れの中に名刺がない！という事態に陥ることがあります。名刺切れは準備を万全にすることで、防げるトラブルです。外出前に必ず名刺入れをチェックし、足りない場合は補充をすることを習慣づけましょう。
テーブル越しには行わない
名刺交換は、テーブル越しでは行いません。テーブルを挟んだ応接室や会議室などに通された場合は、必ずテーブルの横に移動し、相手の正面に立って名刺交換を行います。相手が入室してきたら、立ち上がり、名刺がすぐに出せるよう準備しましょう。
名前を読み上げて確認する
先方から名刺を受け取ったら、そのままの位置（高さ）で名前を読み上げて確認しましょう。難解な苗字や複数の読み方のある苗字の場合は、「どのようにお読みすればよろしいでしょうか？」と確認をします。
名刺交換のNG事例・こんなやり方は社会人失格！
名刺交換にはマナーが存在します。「知らなかった」では社会人失格と言われてしまうNG例をご紹介しますので、3つの事例を確認しておきましょう。
NG例1.会社のロゴを指で隠す
名刺を受け取るときに、相手の会社のロゴや氏名を指で隠してしまうのは絶対にNGです。指で隠してしまう持ち方をすると、相手に「自分を軽んじている」という印象を与えかねません。ロゴや氏名に指がかからないよう、余白の部分を持つようにします。
NG例2.折れた名刺・汚れた名刺を使う
折れた名刺や汚れた名刺を使うことは、基本的なマナー違反です。「名刺は自分の顔」という認識を忘れないようにしましょう。外出前に名刺入れをチェックし、枚数の補充や汚れたり折れたりした名刺を処分する習慣は必須です。
NG例3.名刺を不必要に触る
受け取った名刺を不必要に触ったり、手遊びをしてしまったりすることは、相手に対し非常に失礼なります。名刺に直接触れるのは交換するとき・デスクに並べるとき・しまうときのみです。商談中、不必要に名刺に触ることは絶対避けましょう。
こんなときどうする？名刺交換の特殊な事例と対応法
名刺交換の一般的なマナーは知っていても、イレギュラーなケースには対応できる自信がない……というビジネスパーソンもいらっしゃるのではないでしょうか。名刺交換の特殊な事例と対応法を知っておくことで、ビジネスマナーのスキルもグンとUPします。
名刺交換のタイミングを逃した
名刺交換のタイミングを逃してしまった場合は、話の途中で名刺交換を促すのではなく、帰り際に声をかけるのがベストです。「恐れ入りますが、名刺を頂戴できますでしょうか？」と声をかけ、自分の名刺を差し出すのがマナーになります。
役職の高い相手から先に名刺を出された
役職の高い相手から、先に名刺を出されてしまった場合は、「頂戴します」と一旦受け取ります。その後「大変失礼しました。申し遅れました。〇〇社の～」と一言添えて、自分の名刺を出しましょう。
相手が名刺を出してくれない
相手が名刺を出してくれない場合は、2つのパターンが考えられます。
- 単に名刺交換を忘れてしまっている
- 信用できない相手として名刺を渡さないようにしている
単に名刺交換を忘れている場合は、商談中ではなく、帰り際に声をかければ、名刺を頂くことは可能です。対して、飛び込み営業などで、信頼関係が構築できていない場合は、相手が故意に名刺を渡さないということも考えられます。帰り際に声をかけ、それでも名刺を出してくれない場合は、あまりしつこくせずに「失礼いたしました」と催促しないのがマナーです。
名刺交換の目的を理解してマナーを身に付けよう
名刺は、ビジネスパーソンの「顔」です。その認識を持っていれば、汚れた名刺を使ったり、相手の名刺を軽んじた扱いをしたりすることが、どれほどマナー違反に当たるのかが理解できるでしょう。コロナ禍におけるオンライン商談に慣れることも大切ですが、ビジネスマナーの基本ともいえる名刺交換のマナーは、身につけておかなくてはいけません。新入社員の方や他部署から異動してきた方などは、先輩社員にロープレをお願いしましょう。対面営業の際に焦ったり間違えたりすることのないよう、準備をしておくことが大切なのです。
