請求書とは？ 法的効力はある？
請求書とは、提供したサービスや商品に関する支払いを、取引先に求める書類のことです。請求書を作る上で必要な基礎的な知識をご紹介します。
請求書の基礎知識
請求書は、取引先に支払いを求める書類です。
請求書には既定の様式などはなく、請求は書面ではなく口頭でも問題ないとされています。しかし、請求書の発行はトラブル防止のためにも、一般的には発行するべきものと認識されています。
請求書を発行することで、取引先との食い違いや請求の失念を防ぐというメリットがあることを理解しておきましょう。
請求書と他の書類はどう違う？
請求書の他に、ビジネスで使用する書類には、見積書・納品書・領収書などがあります。
- 見積書：契約の前段階で提出する書類
- 納品書：商品の納品やサービスの完了がされた際に発行する書類
- 領収書：代金を受け取った際に発行する書類
請求書・見積書・納品書・領収書は、発行するタイミングが異なりますが、契約に付随する書類となる点は同じ意味を持ちます。
それぞれが取引先との信頼関係を築くものですので、手間を惜しまず発行することがポイントです。
請求書に法的効力はあるのか
請求書自体には法的効力はありませんが、支払いを請求できる期限が2年と法律で定められています。
請求書を送付しても支払いが行われない場合は、有効期限内に以下のような対応を行うことで、支払いを促すことができます。
- 取引先に直接連絡して支払いを要求する
- 連絡後も支払いが行われない場合は『内容証明書』を送付する（請求書の有効期限を6ヶ月延長することができる）
- 内容証明書送付後も支払いが行われない場合は裁判所に『支払い督促』を申請する
支払い督促を申請しても支払いが行われず、相手側からの異議申し立てもない場合は、『仮執行宣言の申し立て』を行うことになります。
2週間以内に異議申し立てがなければ、強制執行による差し押さえが可能になり、この時点で法的な強制力を持てるのです。
これだけは知っておきたい・請求書の作り方とポイント
請求書には既定の様式がありませんが、請求書の役割を果たし、取引先に対して失礼のないものを作る必要があります。
請求書の作成に慣れていない場合に、知っておきたい請求書の作り方とポイントをご紹介しましょう。
無料のテンプレートを利用する
請求書の作成に慣れていない場合は、WEB上で提供されている無料のテンプレートを利用してみてください。
無料のテンプレートのメリットは、項目を入力するだけで請求書が作れることです。源泉徴収の自動計算付き・納品書との兼用タイプ・窓付き封筒対応タイプなど、自分に合ったタイプを自由に選ぶことができます。
Word・Excelを利用する
WordやExcelに知見のある方は、請求書の作成に利用することが可能です。
Wordはレイアウトの決めやすさ、Excelは金額の自動計算ができることがメリットといえます。Word・Excelを提供するMicrosoftでは、公式ホームページにテンプレートを多く掲載していますので、利用してみることをおすすめします。
確認すべき7つのポイント
自身で請求書を作成した場合には、以下の7つのポイントをチェックしましょう。
- 宛先：会社名・部署名・担当者名という形式になっているか
- 請求番号：請求番号を設定した場合、重複はないか
- 発行日・提出日：発行した日付、または取引先締め日の日付
- 提出者：押印・連絡先・氏名
- 請求の明細：金額の相違はないか・数量や合計に間違いはないか
- 税金：内税か外税か・源泉徴収の有無（個人・フリーランスの場合）
- 振込先：振込先の明記・振込期限・振込手数料の負担について
決まった様式はないものの、内容に漏れや間違いがあっては、のちのトラブルにつながる可能性があります。
発行前に、必ず不備がないかをチェックしてください。
請求書に記載する必須項目
請求書には既定の様式はありませんが、国税庁が定めた必須項目が存在します。
- 書類作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
引用：No.6625請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁
必須項目が記載されていない請求書は、役割を果たすことができませんので、自身が作成した請求書にきちんと必須項目が記載されているか、確認が必要です。
請求書作成時の注意事項とマナー
請求書作成時に気を付けたいマナーや注意事項などには、どのようなものがあるのでしょうか。
請求書に明確なルールは存在しない？
請求書の様式には、明確なルールは存在しません。
ただし、請求書としての役割を果たすためには、国税庁が定めた必須項目を記載する必要があります。
請求書の送付方法
請求書の送付方法は、郵送・メールなどがあります。メールで送付する場合は、改ざんを防ぐためにもPDFで送付するのがベストです。
郵送の場合は、添え状が必要になります。請求書と添え状（A4サイズ）を三つ折りにし、右側を上にして封筒に入れるようにしてください。
個人名の敬称は『様』、法人や部署の場合は『御中』を使用します。『株式会社●●御中△△様』というような敬称の併用はしません。最低限のビジネスマナーですので、くれぐれも失礼のないように注意しましょう。
請求書の日付
請求書の日付は、必須項目のひとつです。基本的には、請求書を発行した日付を記載しますが、取引先の締め日になるケースもあります。取引先が複数ある場合は締め日も異なりますので、日付を間違えないように注意しましょう。
請求書の印鑑
請求書に印鑑を押すことは義務ではありません。
ただし、『確かにその会社や個人が発行した』という証明になること、偽造の抑止力になることという観点から、押印が慣例として行われています。
印鑑を押す場所は、社名（個人名）や住所が記載されている箇所の右側が一般的です。印字された文字の上から押印することで、印影のコピーなどを防ぐ効果があります。
請求書の保存期間
請求書の保存期間は、個人か法人かによって異なります。
- 個人：5年間（確定申告の期限日の翌日が起算点）
- 法人：7年間（事業年度の確定申告書の提出期限の翌日が起算点）
消費税の納税義務がある場合は、保存期間は7年間と定められています。個人事業主やフリーランスの方でも消費税を納税する必要がある場合は、保存期間が異なることを覚えておきましょう。
ポイントを押さえてスピーディな請求書作成を実現しよう
請求書には既定の様式がないので、作成に慣れていないと戸惑うことも多いものです。
しかしWEB上の無料テンプレートなどを利用することで、必要事項が記載された請求書を簡単に作成することもできます。
送付する際の送り状や、メールの文言などにも留意し、ビジネスマナーに則った対応を心がけることが大切です。
