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「企画づくり」が成功のカギを握る! 今こそオンラインイベントを開催するべき理由

 コロナ禍で急激に進んだテレワーク。新しい働き方として定着しつつありますが、システム整備や社内コミュニケーション、マネジメントの悩みを抱えている企業も少なくありません。本連載では、創業時からテレワークの働き方を推進してきたニット・小澤美佳さんが400人フルリモートの実践を教えてくれます。第7回のテーマは「オンラインイベント」。開催することによるメリット・デメリットから、当日イベントを盛り上げるうえで意識するべきポイントなど、さまざまなトピックを解説いただきました。

社内でオンラインイベントを開催するべき理由

 新型コロナウイルスの終息の見通しが立たない状態が続いていますが、「そろそろ新入社員を交えた社内イベントを開催したい」「毎年夏に実施していた納涼会を復活させたい」など、従来までの定例イベントの開催に関してお悩みの方も多いのではないでしょうか。心理的安全性の醸成や全体の士気向上に寄与する社内イベントは、コロナ禍であってもぜひ「オンラインイベント」という形で開催するべきであるというのが私の意見です。

 

 Peatixが2020年夏に実施した「2020年 オンラインイベントに関する調査」では、1回めの緊急事態宣言発出をきっかけにオンラインイベントの開催が飛躍的に増加したことが語られていました。また、「リアルイベントの開催が難しい現在の状況において、オンラインイベントを主催する意向はありますか?」という設問に対しては、94.2%が「これから検討したい」あるいは「すでに主催している」と回答。 感染リスクが少ないだけでなく、交通費・イベント会場費用などのコストをかけずに手軽な開催が可能なオンラインイベントは、コロナ禍の終息後も選択肢のひとつであり続けるでしょう。

 今回は、そんなオンラインイベントを「社内で」開催する際のポイントをお伝えします

オンラインイベントを開催するメリット・デメリット

 オンラインイベントの経験がなく、漠然とした不安をお持ちの方も少なくないのではないかと思います。オンラインイベントを多数開催する当社では、開催のメリット・デメリットは、次の点にあると考えています。

メリット

  • 大幅なコスト削減が可能

 会場代、飲食代、交通費などがかからないためコストがセーブできます。また、各自で好きな食べ物や飲み物を用意するため、各々が自由に費用を調節できます。

  • どこからでも参加が可能

 自宅や出先からでも参加できるため、子どもが小さくて家を離れられない人や海外からの参加も可能です。当社のオンライン忘年会の企画は、函館・東京・広島・アメリカ・クロアチア・エルサレムに住む幹事6名で企画を練り上げました。

  • IT機能を駆使した円滑な運営

 ITツールを用いた少人数のグループ分けや画面共有機能の活用など、やり方次第で通常のイベントよりも快適に進行することができます。

デメリット

  • 全員同時に話すことができない

 通常の飲み会とオンライン忘年会の決定的な違いです。冒頭は司会者以外ミュート設定にしたり、グループ分けをしたりすることで、声を分散させる工夫が必要です。

  • お酒・食べ物などは各自で準備が必要

 すべての飲食物を自分で準備する必要があるのは、デメリットであると同時に、自分の好きなものを好きなタイミングで食べられるため、メリットとも言えます。しかし、ケータリングを各家庭に送付する企業もあるため、状況に応じて工夫ができそうです。

 少なからずデメリットはありますが、主催者側の工夫次第でいくらでも解消することが可能です。

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