対話データAIプラットフォーム「ailead（エーアイリード）」を開発・提供するaileadは、TOPPANにおけるサービス導入事例を公開した。
導入の背景
TOPPANの生活・産業事業本部SX推進センターでは、事業の拡大に伴い、社内外の打ち合わせや商談の数が増加していた。サービス拡販フェーズにおいては、1日に複数の会議やミーティングを行うことが常態化し、対話内容の整理や共有、振り返りに十分な時間を確保することが難しくなっていた。
当初は、打ち合わせ後に手作業で議事録を作成していたが、件数の増加により業務負荷が高まり、対話データを十分に活用しきれない状況が生じていた。
本来であれば改善や育成に活かすべき情報が、整理や確認の段階で止まってしまうことも課題となっていた。このような背景から、会議内容の整理や振り返りを効率化し、対話データを正確に活用できる基盤の導入を検討するようになった。
そこで、TOPPANでは、会議内容の記録にとどまらず、対話データを構造化し、振り返りや改善、次のアクション設計までを効率化できる基盤の導入を検討した。文字起こしや要約に加え、AIによる分析・フィードバックまで一気通貫で実行できる点が評価され、「ailead」の導入に至った。
導入前の課題
1．会議・商談の情報共有と活用が追いつかず、業務負荷が増大
事業拡大に伴い社内外の打ち合わせや商談が増加し、1日に複数のミーティングを行う状況が続いていた。その結果、会議内容の整理や共有に十分な時間を確保できず、対応が後手に回る場面も生じていた。情報を正確に残し、関係者間で共有するための負担が蓄積し、業務全体の負荷が増大していた。
2．対話と記録を同時に求められ、議論の質を高めにくい状況
打ち合わせや商談の場では、発言内容を漏れなく記録しようとするあまり、メモを取ることに意識が割かれていた。その結果、議論の流れや重要なポイントを十分に咀嚼できず、会話の本質を捉えきれないまま会議が終わってしまうケースもあった。
3．会議後の振り返りや育成の工数増大
ウェブ会議ツールの録画機能も活用していたが、必要な内容を確認するためには最初から見返す必要があり、会議後の振り返りの時間を要していた。そのため、会議内容を十分に活用できず、次のアクションや改善につなげることが難しい状況でだった。
また、マネージャーはメンバーのプレゼンや商談内容を把握し、フィードバックを行うために同席や事後確認が必要であり、育成に工数を要していた。ていねいに育成を行いたい一方で、十分な時間を割けない状況が課題となっていた。
活用のポイント
1．会議・商談データの記録から振り返りまでを一気通貫で仕組み化
TOPPANの生活・産業事業本部SX推進センターでは、社内外の会議や商談を「ailead」で録画し、自動文字起こしと要約を活用することで、会議内容の整理や振り返りを効率化。会議後に内容を改めてまとめ直す必要がなくなり、必要な情報を短時間で確認できるようになった。
また、会議中は記録作業に意識を割くことなく、議論や商談そのものに集中できる環境を整えている。これにより、単なる業務負担の軽減にとどまらず、会議・商談データを次のアクションにつなげやすい体制を構築した。
2．AIフィードバックを活用した、メンバー主体の振り返りと育成
「ailead」のAIフィードバック機能を活用し、メンバー自身が商談やプレゼンの内容を振り返り、改善点を把握できる仕組みを構築。社内の評価観点をもとにプロンプトを設計することで、実務に即したフィードバックが得られるよう工夫しており、マネージャーが個別に同席や確認を行わなくても育成が進む運用を実現した。あわせて、商談データをナレッジとして蓄積・共有することで、営業ノウハウの属人化防止にもつなげている。
4.セキュリティ基準をクリアし、社外商談を含む本格活用へ拡大
クラウドサービスの導入にあたっては、機密情報の取り扱いやデータ管理体制に関する厳格なセキュリティチェックが求められる。導入当初は社内利用に限定していたが、「ailead」が多数のセキュリティチェック項目に対応したことで社内基準をクリアし、2024年4月からは社外との商談や打ち合わせにも活用範囲を拡大した。これにより、外部商談の記録や振り返りを含め、実務に即した形で「ailead」を活用できる体制が整った。
活用の成果
1．会議・商談後の整理・振り返り工数を削減し、業務効率が向上
「ailead」の導入により、会議や商談後の内容整理や確認にかかる負担が軽減。文字起こしと要約が自動で行われることで、必要な情報をスピーディーに把握できるようになり、業務の効率が向上した。また、会議中も記録作業に意識を割くことなく、議論や商談そのものに集中できる環境が整った。
2．メンバー育成・フィードバック工数を月24時間から1時間に削減
これまでマネージャーは、メンバーのプレゼンや商談に同席する、もしくは後から録音・録画を確認したうえでフィードバックを行っており、育成に1ヵ月あたり約24時間の工数を要していた。「ailead」のAIフィードバック機能を活用し、メンバー自身が振り返りまで完結できる運用を構築したことで、マネージャーは月1回・約1時間の確認ミーティングで全体を把握する体制へと移行した。
3．工数削減によって生まれた時間を、ナレッジ共有や組織成果を高める活動へ再投資
工数削減によって生まれた時間を、商談の振り返りやナレッジ共有といった、これまで十分に取り組めていなかった活動に充てられるようになった。具体的には、「ailead」で録画した商談の中からモデルケースを抽出し、インサイドセールス強化に向けたナレッジとして共有する取り組みを進めている。
