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SalesforceとExcelの“イイトコドリ” RaySheetでコロナ禍の情報共有課題を解決!

2020/11/10 11:00

商談件数増加で情報整理が追いつかない!便利なRaySheetの機能

――里見さん自身もオンライン商談を数多くこなすなかで困ったことはありましたか。

緊急事態宣言の発出以降、RaySheetへのお問い合わせも急増しました。在宅勤務で浮いた時間を使ってSalesforceに情報を入力したり、先送りにしていたSalesforceへの入力業務の効率化・定着化に着手したりされるお客様が多いですね。

私自身の営業活動もオンラインに切り替わったことで移動時間を削減でき、商談数を増やして売上を伸長させるチャンスだと意気込んでいたのですが、その考えは少し甘かったようです。1日の間に休みなくオンライン商談を詰め込むと、内容の整理が追いつかなくなって混乱してくるんです。たとえば、RaySheetの商談であるにもかかわらず、ほかの製品の説明をしそうになったり、A社との商談でB社に向けて用意したシナリオで話を始めそうになったりということが数回ありました。さらに、コロナ禍で会えないからか社内外からの電話も増え、パニックを起こさないためには情報整理が重要だとあらためて気づかされました。

――情報の整理が追いつかず混乱した経験は営業であれば誰しもが身に覚えがありそうです。里見さんは具体的にRaySheetのどのような機能を活用しながら情報整理を行われていたのですか。

商談のフェーズや優先度に応じてセルの色を変えることができる「条件付き書式」という機能を使うと、タスクが一目瞭然になるため整理が迅速に行えます。また、「関連オブジェクト」という機能を使うことで、商談の詳細内容を画面遷移なく閲覧したり入力したりすることも可能です。案件数が増えてくると、表の上部にある検索パネルをオンにして絞り込むか、項目ごとにソートすればスクロールして探す手間を省けます。

条件付き書式/作業ウインドウの活用イメージ図[画像をクリックで拡大]

商談のメモを直打ちできる「作業ウインドウ」も重宝しています。ここを見て、次回以降のアクションを確認することができます。それ以外にも、顧客の課題や提案する商材が似通っている案件が続くときはレコードをコピー&ペーストしてから編集することも可能です。入力工数をできる限り減らしたい方にとって便利な機能が盛りだくさんで、私自身もこれらを駆使して手を抜けるところは抜くようにしています。

今年の6月に実装された新機能が「RaySheetPage」です。ふたつの表をひとつの画面内に並べることができるため、今年度と前年度の売上状況を比較したい場合などに一方の表をコピペしたり別タブで開いたりせずに済むようになりました。

RaySheetPageの活用イメージ図[画像をクリックで拡大]

マネージャーが管理する上で有用なのは「共有フォルダ」です。当社では、メンバーごとの状況が週次で確認できる「営業週報用」というフォルダをつくり、マネージャーだけでなくメンバー同士で互いの営業状況を把握するためにも活用しています。

共有フォルダの活用イメージ図[画像をクリックで拡大]

――常に製品がアップデートされ、さまざまな便利な機能が出てきているんですね。

リリースから約4年が経ち、お客様の要望を取り入れながら順調に成長できたと思います。年に3、4度のアップデートは継続的に行っており、今後もそのペースを崩すつもりはありません。打ち上げ花火のように大々的なアップデートよりは、一見地味でもかゆいところに手が届く機能を見つけ出し実装していきたいです。新たな機能を実装しなくとも、既存の機能を使うことで課題が解決できることもあるため、その点は営業である私が情報発信を続けてお客様の運用をサポートしていきたいですね。


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