パーソルプロセス＆テクノロジー（以下、パーソルP＆T）は、従業員100名以上の企業に勤める会社員・経営層500名（管理職250名／一般社員250名）を対象に「社内会議や社内ミーティングに関する実態調査」を実施。その結果を発表した。
「社内会議や社内ミーティングに関する調査」概要
- 調査期間：2023年3月13日（月）～3月17日（金）
- 調査方法：インターネット定量調査
- 調査対象：全国の従業員100名以上の企業に勤める会社員・経営層（20代～60代男女）
調査結果
週に何回ほど社内会議や社内ミーティングに参加しているかたずねた。管理職では、「週1～2回」「週3～4回」で計56.0％、1日2回以上会議に参加していると想定される「週9～10回」以上で計11.6％。一般社員では、「週1～2回」「週3～4回」で計39.2％、「週9～10回」以上で計4.4％という結果になった。
どのような主目的の社内会議・社内ミーティングに参加しているかたずねた結果、管理職・一般社員ともに「進捗報告や情報共有のための会議」が最も多くなった。また、管理職では「意思決定をするための会議」「特定の問題を解決するための会議」など決定・判断を目的とする会議への参加頻度が約7割となった。
- 「進捗報告や情報共有のための会議」管理職90.4％、一般職85.2％
- 「意思決定をするための会議」管理職70.8％、一般職51.2％
- 「特定の問題を解決するための会議」管理職68.4％、一般職47.6％
社内会議や社内ミーティングにおいて、1回につきどの程度時間がかかっているかたずねた。その結果、管理職・一般職ともに「30分～1時間程度」が最も多く、「15分～30分程度」「1時間～2時間程度」と続いた。
- 「30分～1時間程度」管理職81.6％、一般職77.6％
- 「15分～30分程度」管理職71.6％、一般職59.6％
- 「1時間～2時間程度」管理職62.8％、一般職53.6％
社内会議や社内ミーティングの準備について、1回の会議に対してどのようなことにどれくらいの時間をかけているかたずねた。管理職・一般社員ともに「会議関連資料の作成」が最も多く、管理職では平均36.7分、一般社員では平均26.9分の時間をかけていることが明らかになった。また全体的に「していない」を回答した割合を平均したところ、管理職で23.4％、一般社員で41.5％という結果になった。
社内会議や社内ミーティングの準備について「していない」以外を選択した人に対して、社内会議や社内ミーティングの準備作業に心的負担（ストレス）を感じるかたずねた。管理職・一般社員ともにほとんどの作業で半数以上がストレスを感じており、とくに「会議関連資料作成」では、管理職・一般社員ともに「ストレスを感じる」「ややストレスを感じる」の合計割合が最も高くなった（計65.9％、一般社員：計68.0％）。また「会議前の根回し」において、一般社員の30.0％が「ストレスを感じる」と回答した。
社内会議や社内ミーティング後の作業について、1回の会議に対してどのようなことにどれくらいの時間をかけているかたずねたところ、管理職・一般社員ともに「議事録作成」が最も多く、管理職で平均21.8分、一般社員で平均16.8分の時間をかけていることが明らかになった。また「していない」を回答した割合を平均したところ、管理職で28.0％ 一般社員で43.9％という結果になった。
社内会議や社内ミーティング後の作業について「していない」以外を選択した人に対して、社内会議や社内ミーティング後の作業に心的負担（ストレス）を感じるかたずねた。「ストレスを感じる」「ややストレスを感じる」の合計は管理職・一般社員ともに「議事録作成」が最も多く、次いで、管理職では「要確認事項に関する連絡」、一般社員は「資料修正」が続いた。
ストレスを感じる・ややストレスを感じる割合
- 「議事録作成」管理職：計60.1％、一般社員：計74.4％
- 「要確認事項に関する連絡」管理職：計56.3％、一般社員：計61.1％
- 「資料修正」管理職：計54.9％、一般社員：計65.5％
議事録を作成する際に困ることをたずねた。その結果、「要約や要点の抽出が難しい」（40.2％）が最も多く、「認識があっているかが不安」（31.0％）、「打ち込む文字数が多い」（26.4％）と続いた。
どのような議事録を「良い議事録」と思うかたずねたところ、「要約や要点がまとまり、すぐに理解できる」（76.8％）が最も多く、「会議に参加していない人でも内容がわかる」（48.2％）、「期日とTodoが分かりやすい」（45.0％）と続いた。
