弁護士ドットコムが提供するウェブ完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」では、契約書データを自動で読み取り管理できる新機能「クラウドサインAI」を2020年夏に提供予定であることを発表した。同機能には、Sansanが提供する契約書データ化ソリューション「Contract One（コントラクト ワン）」における契約書データ化技術を活用する。
同機能では、クラウドサインでの契約締結後、契約締結先の企業名・契約開始日・終了日・取引金額・自動更新の有無など、8項目にわたる契約情報を自動で判別し、その情報がクラウドサイン上に記入・表示される。
また、紙で締結した書類も、スキャンしたPDFファイルをクラウドサイン上にアップロードすることで、同様に自動で情報記入され、契約管理業務のAIによる自動化が実現する。
企業では、働き方改革の推進や在宅ワークの普及により、契約業務の電子化が加速。一方で、契約書の管理は「電子契約で締結された契約書と、紙で締結された契約書が二重管理になってしまう」「締結された契約書をすべて内容確認し、エクセルに手入力で台帳管理している」など、締結された契約を管理するために法務部門の業務時間を投下し、会社に行かないと契約書が確認できない課題が浮き彫りとなっていた。
また、クラウド上で契約書が一括管理されていないため、管理体制が不明確で透明化されていない現状の契約書管理は、効率化やデータ共有が難しいだけでなく、契約業務の抜け漏れや情報漏洩に繋がる原因にもなる。
今回の新機能は、契約送信後、相手先・開始日・金額など８項目の契約情報を自動で読み取りデータ化され、煩雑な契約書管理の課題を解消。データ化にはSansanが提供する契約書データ化ソリューション「Contract One」のデータ化技術を活用している。
自動判別される８項目
契約締結日・契約開始日・契約終了日・自動更新の有無・解約通知期限・管理番号・取引金額・契約相手の名称
活用パターン
- クラウドサインで合意締結された契約書の自動データ化
- 紙で締結された契約書の自動データ化
- これまで紙で締結され、書庫等に保管されている契約書の自動データ化
紙で締結された契約書のスキャンは、「書類インポート機能」または「クラウドサインSCAN」を活用することで、電子契約と紙で締結された契約データの一元管理が可能になる。
