名刺交換はビジネスのスタートライン
名刺交換は、これからビジネスパートナーになるかもしれない人たちと対面で最初に交わす挨拶だ。緊張やぎこちなさはご愛敬として受け入れられるとしても、基本的なマナーや名刺交換の順番は知っておく必要がある。
名刺をどのように取り扱うか、商談相手を目の前にしてどのように立ち振る舞うかは、ビジネスパーソンとしての教養のひとつ。商談相手に好印象を残すも残さないも、名刺交換というスタートラインが肝心となる。プロフェッショナルな挨拶をして、順調にその先に進めるようにしたいところだ。
名刺交換の基本的なマナーと順番
名刺には、相手の氏名はもちろんのこと、会社名や部署名、肩書、連絡先などの重要な情報が記載されている。両手で丁寧に取り扱うのが基本的なマナーだ。名刺はその人の顔またはその人そのもの、名刺入れが座布団に例えられることもある。
名刺や名刺入れの準備
自分の名刺の情報が間違っていないか確認しておこう。汚れや折れなどがあってもいけない。相手の名刺を丁寧に取り扱うのと同様に、自分の名刺は相手にとって重要となる。枚数には余裕を持ち、切らさないようにしたい。
名刺入れも用意しておこう。高級である必要はないが、清潔感は必須。まれに名刺をポケットや財布、名刺が納品されたときの箱から直接取り出す人もいるようだが、それはNGだ。名刺入れの上に名刺を置くこともあるので、ある程度のデザイン性も考慮しておきたい。
名刺交換前に確認すること
名刺入れの中を定期的に整理しておこう。いただいた名刺でいっぱいにならないよう注意したい。名刺交換当日は、名刺入れを内ポケットや鞄の外ポケットなど、取り出しやすいところを決めて入れておくとモタつくことがない。商談相手の人数とどのような立場の人と会うのか事前に確認しておくこともおすすめする。
名刺は、テーブル越しにならないよう相手の正面に立ち、適度な距離を保ちながら胸の辺りの高さで受け渡しするのが基本だ。名刺交換が始まる際、サッと名刺を1枚取り出し、相手に正面が向くようにして名刺入れの上に置いておこう。
名刺の出し方と順番
交換する準備を整えたら、両手で名刺を持ちゆっくりと相手に差し出す。このとき、会社名や部署名、氏名を名乗るのもマナーのひとつ。「〇社〇部の〇〇でございます（と申します）」に「どうぞよろしくお願いいたします」ともう一言加えると好印象につながる。
相手よりも低い位置に名刺を差し出すのは謙虚さを表すことになるが、自社が商談相手の顧客という立場の場合、相手に譲る配慮も必要だ。また、一旦着席し、テーブルの脇などに移動するのが難しい場合には「テーブル（机）の上から（越しに）失礼します」と一言添えよう。名刺交換の順番は、以下のとおりだ。
1対1の場合
目下から目上の人へ差し出す
相手が複数人の場合
役職の高い人から順番に交換する
複数人同士の場合
役職の高い人同士がまず交換し、役職の低い人へと進む
目下というのは具体的に、受注側や役職の低い側、訪問した側で、目上というのは顧客や役職の高い側、迎える側を指す。複数人の場合には、社長や部長、課長などのように役職の高い人から順番に交換していく。
名刺の受け取り方
名刺を受け取る際には、「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取ろう。相手の名刺情報に指を重ねてしまわないよう注意が必要だ。受け取りながら相手の名刺情報を確認し、「〇〇様ですね」のように読み上げよう。もし、相手の氏名の読み方が分からなかったら、その場で確認しておくことをおすすめする。
なお、複数人と名刺交換する場合には、いただいた名刺を名刺入れの下側に重ねていこう。役職の高い人から順に並んでいることになる。名刺入れの上に、いただいた名刺を次々と重ねていくことは失礼とされているので注意が必要だ。
名刺の置き方
名刺を受け取ったら、すぐに名刺入れなどにしまわないのがマナー。自分から見て左側に置くのが基本だ。名刺の置き方は次のとおり。
1対1の場合
名刺入れの上に名刺を置く
複数人の場合
相手の座席順に合わせてテーブルの上に名刺を置く
社長など明らかに役職の高い人の名刺は名刺入れの上に置く
名刺のしまい方
商談中は名刺を出しておくのがマナーだ。商談を終え、帰り支度をする際に名刺を名刺入れにしまおう。
次のような場合、商談中に名刺をしまうこともある。
- 相手（目上の人）が名刺をしまったとき
- テーブルの広さの関係で名刺を置く場所がないとき
相手（目上の人）が名刺をしまうタイミングで、自分も名刺をしまうのは問題ないとされている。また、テーブルの広さや使う資料などの関係で、名刺を置くスペースがない場合には、「資料を広げる関係で失礼いたします」などのように、一言断りを入れてから名刺をしまうようにしよう。商談中に断りなく名刺をしまうのは失礼で、商談を早く終わらせたいと思われる可能性すらある。
こんなときはどうする？名刺交換でよくある5つのケースとその対処法
ここでは、名刺交換の際に起こりがちな5つのケースとその対処法を紹介する。誰しもうっかりしてしまうことがあるので、頭に入れておこう。
ケース①名刺を忘れてしまった！
名刺を忘れてしまった場合、忘れたことをそのまま相手に伝えるのは、非常に印象が良くない。名刺を切らしていると伝えよう。「大変申し訳ございません。あいにく名刺を切らしておりまして」などといったお詫びの言葉を添えるのがマナーといえる。
ケース②名刺が足りなかった！
名刺を忘れてはいないものの、補充を忘れて枚数が不足してしまうこともあるだろう。そのような場合には、まず「名刺を切らしておりまして、申し訳ございません」や「名刺切れで大変失礼いたします」などのようにお詫びを伝えよう。肝心なのは、その後だ。
後日改めて名刺を送ることやメールアドレスを尋ねて連絡先を交換させて欲しいと申し出てみよう。「本日は大変失礼いたしました。後日、名刺をお送りしてもよろしいでしょうか」や「メールにて連絡先をお知らせしてもよろしいでしょうか」などのように、次のアクションにつなげられれば、名刺忘れや名刺切れをカバーできる。
ケース③目上の人に先に出されてしまった！
目上の人に先に名刺を出されてしまった場合、まずはその名刺を受け取ろう。自分が名刺を差し出す際に、「申し遅れまして、申し訳ございません」と一言添えてから名乗るようにする。先に出されてしまったと慌てるのではなく、状況に応じて対応する術があることも覚えておくと、いざというときに役立つ。
ケース④片手での名刺交換はどうすればいい？
近年では、片手で名刺交換をする場合も少なくない。このような場合、右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取るのがマナーだ。受け取ったら、すぐに右手を添えて「頂戴いたします」と言い、通常の受け取り方に戻ろう。
ケース⑤相手が名刺交換を忘れている？
商談の途中から参加するなど、名刺交換のタイミングが過ぎてしまった場合、名刺交換を忘れがちだ。このような場合には、商談が終わってから、「お名刺を頂戴してもよろしいでしょうか」と自分から声をかけ、名刺交換を促そう。自分が忘れてしまっていた場合には「大変失礼いたしました」の一言を忘れずに。
名刺交換には基本的なマナーや交換の順番があり、ビジネスパーソンの基礎として身についていることが望ましい。基本を押さえて臨機応変に対応しよう。事前に社内で練習しておくと、当日の名刺交換はスムーズに運ぶだろう。
