クラウド受付システム「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」を運営するディライテッドは、スマホアプリ「RECEPTIONIST 調整アポ」をリリースした。面接・会議・来客・打ち合わせなどのスケジュール調整のコミュニケーションを受付業務とワンストップで管理することで、快適な働き方と業務効率化を目指す。
同システムは、ミーティングの日程調整から来客対応までの業務をワンストップで効率化するクラウド受付システム。
今回リリースされたアプリでは、既存のカレンダーツールと連携することで関係者のスケジュールの空き状況、会議室の空き状況をシームレスに管理し、スムーズな日程調整を可能にする。
専用のスマホアプリを利用することで、これまで「RECEPTIONIST」のウェブ管理画面上で行っていたアポイントメントの日程調整を、外出中でもスマホ上で簡単かつ快適にアポイント調整を行うことが可能となった。
サービス概要
- GoogleカレンダーまたはOffice365 Outlookカレンダーと連携させる。
- 担当者は、自分のスケジュールを確認しながら、空いている日時候補をドラックして複数選択。その際、会議室候補も複数選択する。
- 最後に、クライアントのメールアドレスなどの必要事項を入力して、クライアントに調整依頼を送信する。このタイミングで自分のカレンダーには仮予定が作成される。
- クライアントが届いたメール内のURLを開くと、日時候補の一覧が表示される。（このとき、各日時候補のうち使う予定の会議室がひとつも空いていない日時候補は、選択肢として表示されない）
- クライアントが、表示された日時候補の中から都合の良い日時を選択すると、アポイントメントの日時が確定。アポ確定に連動し、確定日時に予定が作成され会議室も予約され、それ以外の仮予定は削除される。
- クライアントには受付コードが送られ、当日は受付コード（数字6桁）を入力するだけで受付が完了。受付時に社名や氏名を入力する必要もなくなる。
