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アウトソーシングの基準で部下に指示を出してみる/報連相に「雑相」を加えよ[11の提言・後半]

 未だ収束の目途が立たたず長期化が予想される中、コロナ前の状態に戻ることを願って待っていても問題は解決しない。環境の大きな変化に合わせて、人の意識も変わりつつあり、新しい時代の「営業プロセスマネジメント」が求められている。新しい時代に合わせて営業をどう変化させるべきか。

アウトソーシングの基準で部下の業務品質を見てみる

 前回は「営業プロセスマネジメント」について解説し、新しい時代に合わせて営業をどう変化させるべきかの提言を4つ述べた。今回は、前回の続きとして提言を7つ解説する。

▶提言5:テレワークでは「外注先へのアウトソーシング」のつもりで部下に指示をすること

 「これまでのオフィス環境なら、部下の活動が見えていたが、リモートになり見えなくなった」という悩みをよく相談されるが、そのたびに「見えている気になっていたのではないか」という疑念が過る。というのも、リアルの職場においても、営業においては外出もあれば、会議もあり、直行直帰ならリモートの今と変わらないはずだからだ。

 営業アウトソーシング・営業代行を活用したことのある営業組織ならば、営業の一部プロセスを切り出すことができており、そのパフォーマンスの是非の判断基準も持ち合わせているからこそ実現できているものと思われる。リモートワークにおける部下への指示も、同様のスタンスでしてみてはどうだろうか。

 時間上の2点間でどれだけの業務成果を出しているのか、ある種結果主義で考えたほうがマネジメントは動かしやすい。1時間でテレコールが何件できたのか、何件通電されたのか、何件本人通話できたのか、何件アポが取れたのかを計測し、記録し続けることだ。すると、適正時間や適切な水準が自ずと見えてくるはずだ。顧客との面談前の事前準備も徹底してやり始めればきりがないほどやったほうが良いことは挙げられる。

 しかし、業務時間は有限であり、生産性向上のためには限られた時間に優先順位を決めて実施し、ある一定のところで終了するしかないのも事実。それゆえ、事前準備の行動を分解し、標準時間を設定し、業務を見える化した上で、実行させる。時間内にやるべきことがやり切れているか否か、その業務品質は適切かを確認するのだ。

 外注先ならば、委託業務が一定水準以上の成果に至らない場合、契約を更新せず打ち切ったり、外注先を変えたりするだろう。部下への業務指示も、あまりにも時間内に一定の業務成果が得られない場合には、適切な教育・トレーニングを施すか、場合によりその業務をまだやらせるべきではないこととして判断する必要がある。

 

▶提言6:固定観念を脱却し、「半日」「半週」「半月」でG-PDCAサイクルを回せ

 我々ソフトブレーングループでは、「PDCAサイクル」ではなく、「G-PDCAサイクル」という呼び方をしている。目標(Goal)を期間や人数で割っただけのものを計画(Plan)とは呼ばないことへの戒めのためである。

 さて、そのG-PDCAサイクルを回すに当たり、「日次」「週次」「月次」という一般的な固定観念的なマネジメントサイクルしか持ち合わせないと、リモートワーク/テレワークの時代にはマッチしない。依頼する業務内容における部下の業務処理能力に応じて、マネジメントサイクルの単位は変えるべきだ。

 しかし、日次と週次で5倍、週次と月次で4倍にマネジメントサイクルが長くなる。もっと中間があってしかるべきだ。「半日(朝礼・昼礼・夕礼・終礼など)」「半週(月木・月水金など)」「半月(2週間毎)」という良い意味で“中途半端な”単位でのマネジメントサイクルを部下毎にカスタマイズしてみよう。プロセス成果に基づき、必要に応じてマネジメントサイクルをより小さくしたり、より大きくしたり自由度を持って個別対応をしたほうが良い。

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