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テレワークでもマネージャーが安心できる営業日報の書き方とは? プロセスを評価する組織へ

 テレワーク導入が進む中、営業マネージャーに新たな課題が生まれています。対面で五感を使って得られた情報が、オンライン上のテキストのみになることで行動の把握が難しくなっているのです。部下の行動を把握する手段として、営業日報は以前よりも重要な役割を果たすようになりました。今回は営業マネージャーが安心してマネジメントできるようにするための営業日報の書き方についてお伝えします。

テレワークにおける「見えない」不安

 当社が展開する情報共有ツール「flouu(フロー)」のお客様である営業組織のマネジメント層の方々からも「営業はエンジニアなどと違って成果物を見て業務把握することができない」「電話件数や既存顧客のフォローなどの活動量や内容だけの報告では事実そうしたのか確証がなく評価しづらい」などの声が寄せられています。

 マネージャー層の不安は、部下の「行動や思考がイメージできないこと」にあります。よくある営業日報で共有される情報は、リストが何件あって、何件消化し、何件アポに行った、などの「数字情報」です。しかし、数字のみの情報では、何を考えてどういった行動に移したのか? などの思考プロセスや、工夫までは把握できません。

 特に受注までに時間を要する商材などは、どのようにアプローチをしたか、過程が重要であることが多く、成果だけで評価するのは限界があると言えます。

 ではどのように記載してもらえれば、部下の1日をイメージできる日報になるでしょうか。テレワークにおける、マネジメントに活かせる営業日報の書き方のポイント4つを、営業メンバーにも上司にも参考になるかたちで紹介します。

 

マネージャーが安心できる営業日報のポイント

1.数字で表せる内容は数値化する

 テレワークでは、行動が見えない分、1日単位の細かなスパンでの目標と結果の可視化が必要になってきます。

 営業日報でよく記される項目は、リスト件数やアポ件数、成約件数などですが、報告する情報の粒度をさらに細かくすることで数字情報だけでも詳細な行動をイメージさせることができます。たとえば、新規なのか既存のフォローなのかの内訳を数字化すれば、今どこに注力しているのかを伝えることができます。

 また、目標が「新規アポを3件とる」であった場合、アポを3件獲得したという情報だけでなく、より粒度の細かい行動目標「新規リストを100件作成し、100件に電話をかけ、3件獲得する」などに落とし込んで書くことで、成果に対して何をしたのか? までが伝わります。このように数値化できる情報はできるだけ数値化することで、1日の行動をすべて書かなくても伝わる日報になります。

2.定性的な内容も書く

 行動を把握するには、件数などの定量的な情報だけでなく、プロセスなど定性的な情報も書くことが重要です。営業活動には、既存顧客へのフォローメールや、コミュニケーションの電話なども含まれ、それらの行動が今後成約につながる可能性もあります。また、提案資料に工夫を加えるなど、過去の学びを今後に活かすようなプロセスも、評価に値する行動といえるでしょう。

 では、定性的な情報をどのように記せば良いのでしょうか。何を意識し、どう提案して、どんな切り返しをしたのか、など個人の示唆が見えるような共有は、上司に行動の意図が伝わり、自分の動きを理解してもらいやすくなります。トークスクリプトなどを付け加えるとより場面がイメージしやすいかもしれません。

 上司は「自分の1日の使い方を共有しよう」というお題を伝え、部下は「上司が想像できるように書こう」という姿勢で書くことで行動がイメージしやすい日報に仕上がるはずです。

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