営業資料の目的を整理する利点とは
営業資料とひと言でくくっても、実際には「商談で説明時に使用するサービス資料」「顧客ごとにカスタマイズして使う提案資料」、また場合によっては新規開拓で使うチラシも営業資料と呼べるでしょう。
きちんと使用する目的や、なぜその資料が必要なのかをきちんと考えておかなければ、使用目的が違うのになぜか似通った内容になる、適切なとき適切な資料を見つけられない、うまく活用できないという問題が発生します。
どこかのタイミングで資料ごとに作成する目的や使用する目的・場面をきちんと整理しないと、なぜつくるのか、なぜ必要なのかが曖昧な資料を作成するというタスクが増えてしまいます。顧客対応のスピードが遅くなる原因となり、多くの顧客を抱える営業にとっては致命的です。「昔からこうしているから」という場合も改めて目的などを見直す必要があるでしょう。
営業資料以外にもさまざまな書類を交わすことはありますが、改めて確認してみたところ、実際には必要がないのに流れで作成していたというケースもあります。
このように、一度資料や書類の目的や必要性を確認・見直しをすれば、業務のムダやノンコア資料・書類が洗い出され、改善につながる可能性もあります。ここからは、営業をするうえで使用頻度の高いサービス資料と提案書について、使用目的やなぜ必要になるのかを整理してみます。
サービス資料を作成する際のポイント
おそらくどの企業の営業職でも利用頻度が高いのがサービス資料ではないでしょうか。また、誰もがどんな場面でも使えるようにとあらゆる情報を詰め込んだ場合、量の多さに結局きちんと見てもらえない、また情報が一般的すぎて印象が残りづらい傾向もありがちです。そこで、私なりにサービス資料の目的・必要な内容・失敗事例を端的にまとめてみました。
- 目的：サービスのポイントを知ってもらう
- 含めるべき内容：「サービスの必要性と概要」「金額」「導入事例」
- 失敗事例：情報を詰め込みすぎて重要なポイントが伝わらない、膨大なページ数
まず目的ですが、サービスの「ポイント」を知ってもらうということです。必要な内容にも挙げていますが、一般的な課題解決背景である「このサービスが世間から必要とされている理由」や、サービスについて詳しくない相手に「ひと一言で言うとどんなサービスなのか」をわかりやすく、社内用語や専門用語を使わず伝えることが重要です。
また、「こちらが伝えたいこと」と「相手が知りたいこと」が必ずしもイコールで結ばれるわけではないという点にも気をつけたいですね。そのうえで、予算的に導入できるかどうかの判断基準となる「金額」や、実際にどんな企業や業種で使われていて、どういう成果を上げたのかの参考のための「導入事例」は含めるべきでしょう。
金額については戦略として金額非表示で問い合わせ対応をしている場合もありますが、商材によってはデメリットもあるため、この戦略については要検討です。
全体のページ数としては、最大10ページまでにまとめるのがベストです。それ以上になると、「ポイント」を知ってもらう目的から外れてしまうため、資料が完成したあとに、もう一度作成目的と一致した内容になっているかどうかを照らし合わせるようにしましょう。
