Sansanは、近鉄百貨店がAI契約データベース「Contract One」を導入したことを発表した。
サービス導入の背景と期待する効果
商業施設や百貨店など、テナント取引のある企業では、テナント契約の管理を効率化する動きが進んでいる。近鉄百貨店でも、顧客ニーズにより柔軟に応えるため、テナント型売場の導入を進める中で、契約情報をスピーディーに把握できる環境の整備を進めていた。
テナント型売場の運営では、新規テナントの誘致や契約更新交渉が頻繁に発生するため、現場の担当社員も含め、契約情報を正確かつリアルタイムで把握する必要がある。
しかし、同社では紙の契約書を管理部門が保管していたため、営業現場で契約情報を迅速に参照することが難しいケースがあった。テナント数の増加に伴い、契約情報をデータ化し、営業部門と契約管理部門が共通の基盤のもとで情報を共有・連携できる体制を構築するため、Contract Oneの導入に至った。
契約書を営業現場でスピーディーに参照し、テナント交渉を円滑化
Contract Oneは、紙の契約書をデータ化し、クラウド上で一元管理できるサービス。これにより、営業担当者が業務用端末からいつでも契約情報へアクセスでき、日常業務の中でスムーズに確認・活用できるようになる。
さらに、契約書の更新期限などに応じてアラートメールを自動送信する設定が可能なため、営業担当者は事前に期限を把握し、余裕を持って契約交渉の準備を進めることができる。
また、データベース上では複数の契約書を一括で確認できるため、ほかのテナントの契約条件を横断的に比較・参照することが可能になる。これにより、より最適な意思決定をサポートする。
AIによる情報抽出で、レントロールの管理工数を削減
テナント型売場の運営では、「レントロール」と呼ばれる、各テナントの賃料条件などをまとめた一覧表を作成し、売場戦略の検討に活用する。レントロールを作成するためには、契約書を1つひとつ目視で確認して、多数ある契約条件を一覧表に転記する必要があり、手間がかかっていた。
近鉄百貨店ではContract Oneの「拡張項目のAI自動入力」機能（※）を活用することで、契約書から必要な情報だけを自動抽出することができるようになり、レントロールの作成・管理作業を削減し、確認ミスや対応漏れを防止する。
※Sansan「Contract Oneが新機能『拡張項目のAI自動入力』を実装」（2024年11月20日発表）
近鉄百貨店 営業政策統括部 商品政策部（リーシング担当）部長 松江良晃氏のコメント
テナント型売場の導入を進めるにあたり、契約情報の活用は単なる業務効率化にとどまらず、交渉や売場戦略そのものの質を左右する要素だと感じています。今回のContract One導入を機に、契約情報を“管理するもの”から“戦略に活かす資産”として捉える意識を広めていけたらと考えています。
営業担当者が自身で必要な情報を確認できるようになることで、契約に関する社内コミュニケーションの在り方が変わり、情報確認のためのやり取りが減る分、テナント誘致や売場改善といった前向きな議論に時間を使えるようになります。
今後は、さらに多くの社員がContract Oneを活用し、店舗ごとの提案力や交渉力の強化につなげていけるよう、現場の声を聞きながら継続的に運用体制を整えていきたいです。
