テレワークで勤怠管理をする3つの方法
テレワークとは言っても、会社に所属して業務を行うという点は変わりません。そのため、オフィスで勤務を行うのと同じように、勤務の開始・終了時、休憩の開始・終了時には連絡を行いましょう。この連絡で勤怠管理を行うことが多いため、メールがもっともよく使われますが、ほかにも以下のようなツールが使われることもあります。
- ビジネスチャットなどのコミュニケーションツール
- ExcelやGoogleスプレッドシートなどの共有できる表計算シート
- 勤怠管理システムや業務可視化ツール、それらのアプリなど
まずは、それぞれのツールの特徴や概要を見ていきましょう。
メール、ビジネスチャットなど
勤怠管理にメールやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを使うケースが多くみられます。特に、これまでタイムカードなどで勤務時間を管理していた企業が、突然のテレワーク導入でひとまず業務の開始・終了報告メールを取り入れた、というケースは少なくありません。
また、メールよりも素早く効率的に業務連絡が行えるツールとして、ビジネスチャットを選ぶ企業も増えています。SNSやコミュニケーションアプリの普及により、チャットでのコミュニケーションに慣れている人も増えているため、特に若年層が多い会社ではコミュニケーションツールのほうが連絡しやすいことも多いでしょう。
Excel、スプレッドシートなど
勤怠管理をExcelやGoogleスプレッドシートなどで行う企業も多く存在します。これらは表計算ソフトと呼ばれ、文字どおり表を作成して計算を行うことができます。かんたんな勤怠管理表であれば、出勤時刻と退勤時刻、休憩時間の3つを記録し、差し引きして実労働時間を記録する計算式を入力するだけで作成できます。毎日の作業は、時刻を入力するだけです。
勤怠管理システム、業務可視化ツールなど
勤怠管理に特化したシステム、業務可視化ツールなどを新たに導入し、勤怠管理する方法もあります。これらのシステムやツールは単なるタイムレコーダーとしての機能だけでなく、集計・分析まで行えたり、不正な打刻などの行為を排除したりと、マネジメント側の負担を減らす仕組みが備わっているのも特徴です。
業務可視化ツールを使えば、リアルタイムでチームメンバーの勤務状況、業務の進行状況を把握できるため、正確で確実な勤怠管理ができます。いずれも自社内でサーバーやソフトを管理する「オンプレミス型」と、インターネットを介して管理する「クラウド型」がありますが、テレワークに利用する場合は「クラウド型」が便利でしょう。
テレワークの開始・終了連絡はどれがおすすめ？
では、テレワークの開始・終了連絡にはどのツールがおすすめなのでしょうか。各ツールのメリット・デメリット、デメリットの改善策について、ツール別にご紹介します。
メール、ビジネスチャットなど
メールやビジネスチャットといったコミュニケーションツールの共通点は、テキストのみのツールということです。普段使っているシステムや手法と大きく変えることなく、テレワークに慣れていない従業員や、新しいシステムを導入するにあたって覚える時間がとれない管理職の方でも使いやすいのが大きな特徴になります。
しかし一方で、報告漏れや実際の稼働時間とのズレなどが生じやすく、テキストを毎回打ち込むことを手間に感じてしまう人も多いでしょう。管理をする側からしても、1人ひとり異なる勤怠報告をそれぞれ確認しなくてはならないため、作業が煩雑になり、報告の見落としなどのケアレスミスが生じやすくなることは避けられません。
これらのデメリットを改善するためには、次のような方法が考えられます。
- 1人ひとり異なる報告にならないよう、共通のフォーマットやテンプレートを作っておく
- 報告漏れや見落としがないよう、件名にわかりやすく報告であることや日付を入れる
Excel、スプレッドシートなど
ExcelやGoogleスプレッドシートは、普段から業務で使っている人も多く、使い方がわからない人は少ないことが大きなメリットです。また、表計算ソフトであることの利点を活かし、出勤時間・退勤時間と休憩時間の入力で勤怠管理を行えば、集計も自動化して容易に行えます。
しかしその反面、メールと同じように勤怠管理が自己申告制になりがちで、漏れや稼働時間とのズレ、計算式のミスなどが生じやすいことがデメリットです。さらに、2019年4月に働き方改革関連法が施行されたことにより、改正労働安全衛生法が一部改正され「従業員の労働時間の客観的な把握が使用者の義務」と明記されました。そのため、Excelなどの表計算ソフトによる勤怠管理は推奨されないことも考慮する必要があります。
これらのデメリットを改善するためには、次のような方法が考えられます。
- 毎日の出退勤報告を管理職が必ず確認するなど、法改正に正しく対応する
- 労働者や管理者に対し、自己申告制で行う勤怠管理について十分な説明を行う
勤怠管理システム、業務可視化ツールなど
勤怠管理システムや業務可視化ツールは、勤怠管理や業務管理に特化したツールなため、業務の開始・終了・休憩時間の記録が容易で不正がしにくいことや、集計・分析やシフト管理なども行えることが大きなメリットです。特に、パソコンだけでなくスマホなどのモバイル端末を通じて打刻ができれば、よりリアルタイムな勤務状況を把握できます。
とはいえ、勤怠管理システムや業務可視化ツールの導入にはコストがかかります。さらに、新しいシステムを導入する手間や、システムの使い方を管理側が覚え、従業員に周知するための時間や手間も必要です。特に、普段からパソコンを使い慣れていない従業員が多い職場では、システムの導入が本当に必要かどうか、十分に検討すべきでしょう。
これらのデメリットを改善するためには、次のような方法が考えられます。
- ・導入コストに充てられる助成金システムなどがあれば、それを利用する
- ・管理職や従業員など、実際にシステムを使う人へのオリエンテーションを徹底する
【テンプレート】テレワーク開始・終了報告の書き方
最後に、テレワーク開始・終了報告をメールやビジネスチャットで行う場合のテンプレートの一例をご紹介します。ぜひ、メールやビジネスチャットを使った開始・終了報告の参考にしてください。
＜テレワーク開始報告の例＞
おはようございます。
9：00より本日の業務を開始いたします。
本日の業務予定は、次のとおりです。
・○○社への提案内容のとりまとめ、各所連絡
・△△企画についての商談×2件
・新規キャンペーンの企画書づくり
本日もよろしくお願いいたします。
＜テレワーク終了報告の例＞
お疲れ様です。
17：00に本日の業務を終了いたしました。
本日実施した業務は、次のとおりです。
・○○社への提案内容のとりまとめ、各所連絡
→完了しました。
・△△企画についての商談×2件
→無事完了し、別途案件の進捗を報告済みです。
・新キャンペーンの企画書づくり
→50％完了しました。明日、引き続き作業を行います。
どうぞよろしくお願いいたします。
テレワークの開始・終了報告には、メールだけでなく表やシステムも使える
テレワークの開始・終了報告にメールやビジネスチャットを使う企業は多いですが、表計算ソフトや勤怠管理システム、業務可視化ツールなどを使う方法もあります。特に、勤怠管理システムや業務可視化ツールは導入のコストや手間がかかるものの、従業員・管理側ともに負担を軽減できる機能が多く備わっています。テレワークが定着してきたこの機会に、ぜひ一度、開始・終了報告のルーティンを見直してみてはいかがでしょうか。
