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SalesZine Day 2022 Summer

2022年7月26日(火)13:00-18:05

常に高い売上目標を達成し続けなければいけない営業組織。先行きの見通しが立たない時代においても成果を挙げるためには、過去の経験にとらわれず、柔軟に顧客や時代に合わせて変化し続けなければなりません。変化に必要なのは、継続的な学びであり、新たなテクノロジーや新たな営業の仕組みは営業組織の変化を助け、支えてくれるものであるはずです。SalesZine編集部が企画する講座を集めた「SalesZine Academy(セールスジン アカデミー)」は、新しい営業組織をつくり、けん引する人材を育てるお手伝いをします。

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Teamsの基本的な使い方! Web会議への参加と招待・会議中の機能


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 Teamsは、数あるビジネスコミュニケーションツールの中でも海外ユーザーが多いことで知られる。グローバルなWeb会議で使われているというイメージだ。Microsoftというプラットフォームの上に成り立つことが大きな強みのひとつと言える。ここでは、Web会議の開催、招待、会議中の機能など、基本的な使い方を説明していく。

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Microsoft Teamsの概要と会議参加の条件

 Microsoft Teams(チームス)は、Microsoft社が提供するビジネスコミュニケーションツールだ。2021年4月末時点でのDAUは1億4,500万人に到達、Fortune誌のトップ100企業のうち91社に利用されている

 

 ほかのツール同様にいくつかの料金プランがあるが、無料版と有料版の大きな違いは機能制限があるかどうかだ。サインアップすれば、すぐに無料版の利用を開始できるのだが、詳しい違いは末尾の主な機能一覧に記載した。

 会議に参加する前に、マイクとカメラが動作するか確認しておくことをおすすめする。Teamsの自分のアイコンをクリックし、設定を選択しよう。デバイスから「テスト通話を開始」ボタンを押すと自動的に通話が始まり、テストの結果が表示される。問題がなければ「閉じる」をクリックして確認完了だ。

Web会議への参加・開始と終了方法

 まずは、Web会議へ招待された場合の参加方法と終了方法を見ていこう。Teamsの参加方法には3つのパターンがある。

  • 着信
  • 予定表
  • 会議の招待リンク(URL)

 着信があると画面上に、ビデオ画面が表示される。目印は、発信者のアイコン(写真がアップされていない場合には文字)と「〇〇(ユーザー名)さんが呼び出しています」というメッセージだ。「すぐに参加」をクリックすれば会議に参加可能だが、その前に設定を確認しておこう。

 歯車ボタンをクリックすると、会議で使用可能なデバイス(マイクやカメラなど)が表示される。選択肢が複数ある場合には、適切なものを選んでおこう。ビデオのオン・オフ、マイクのオン・オフを設定し、「今すぐ参加」をクリックして会議へ参加し始めることをおすすめする。チャネルからであっても、手順は同様だ。

 予定表からの参加方法も難しくはない。予定表内の会議に「参加」ボタンが表示されていれば、それをクリックし、まだ表示されていなければ、その会議をクリックして現れるポップアップから参加すればよい。

 

 不参加の場合は「辞退」をクリック。開催者にメッセージを送りたい場合には、その会議をダブルクリックして出欠確認を開き、そこから返信しよう。このとき、「開催者に通知」のオン・オフを選択することも可能だ。

 会議への招待リンク(URL)をメールやチャットなどで受信している場合、外部ユーザー(ゲスト)として参加する。名前を入力し、ロビーで待機することになるため、開催者からの参加許可を待とう。会議を終えるときは、いずれの場合も「退出」をクリックすればよい。

会議中の基本的な機能

 会議中の基本的な機能は次のとおりだ。

  • マイクとカメラのオン・オフ:音声とビデオの切り替え
  • チャット:メッセージの送信
  • 画面共有:資料などを画面上で共有
  • 録画:会議の録画
  • 背景:画面の背景変更
  • ビュー:会議参加者の表示方法を変更

Teamsでの4つの会議開催の仕方

 Teamsでの会議の始め方は2種類ある。すぐに開く場合とスケジュールしておく場合だ。Teamsで会議を開催する場合、予定表またはOutlookからミーティングを開始するケースが多いので、ここでは主にその2つの会議開催方法を見ていこう。

すぐに会議を開始する場合

 予定表からすぐに会議を開始することができる。予定表の画面右上にある「今すぐ会議」ボタンをクリックし、タイトルとビデオのオン・オフを選択してから「今すぐ参加」を選択。ほかのメンバーを招待するのは、会議を開始してからだ。

 招待方法は2つで、ユーザーを検索、または招待リンクを送信。検索する場合には「ユーザー」の下のボックスに、電話番号またはユーザー名を入力する。予定表ではなくチームやチャネルの場合、画面下部にあるビデオカメラボタンをクリックすることで、会議を始めることが可能だ。

会議をスケジュールする場合

 予定表から会議をスケジュールする場合、画面の右上にある「新しい会議」をクリックして会議開催画面を開く。設定できる項目には「会議の名称」「出席者」「日時」「繰り返し」「チャネル」がある。案内文に準備しておくことなどを書いて送信しよう。

 Teamsでは「必須出席者」を設定することができる。必須出席者のスケジュールが合わない場合、それを知らせてくれる機能があるので便利だ。会議を開こうとした日時に、必須出席者のスケジュールが空いてない場合、氏名を赤く表示して教えてくれる。Outlookと連携していれば、Teamsに加えてOutlookに入っているスケジュールも確認の上、必須出席者のスケジュールを返してくれる。

 外部のユーザーを招待する場合は、メールアドレスを入力しよう。すべての設定が終わったら、右上の「送信」ボタンをクリックし、Teamsの予定表に会議が入っていることを確認してスケジュール完了だ。Outlookユーザーなら、この時点で自動的にOutlookにも会議予定が反映されている。便利な機能だが、予定表は無料版では利用できない。

Outlookから会議をすぐに開始する場合

 OutlookからTeamsを呼び出して、すぐに会議を始めることもできる。Outlookの画面上部に表示されるタイトルバー内「今すぐ会議を始める」ボタンをクリックすると、自動的にTeamsでの会議が始まる。デスクトップ版とWebアプリ版のいずれでも、2つのアプリのインストールが完了していれば、特に設定をしなくても機能を使い始めることができる。

Outlookで会議をスケジュールする場合

 Teamsの予定表と同じ要領で、Outlook側のカレンダーからもTeamsでの会議をスケジュールすることができる。「新しいTeams会議」をクリックし、会議開催のために必要な項目を設定しよう。設定項目はTeamsと同じだ。

会議中の便利な機能

 Teamsでの会議において便利な機能の中でも特徴的なのは、「メモ」と「制御を渡す」だ。「メモ」とは、会議中にリアルタイムで議事録を作成できる機能で、ほかのビジネスコミュニケーションツールでのチャットに近いと言える。会議の日時や開催時間、参加者一覧などとともに動画も保存されるため、会議終了後、改めて議事録を作成しないようにすることも可能だ。

 

「制御を渡す」とは、会議の開催者が発言者に一時的に画面共有やホワイトボード、メモなどの管理権を渡す機能をさす。発表者が発表しやすいように、画面をコントロールできるよう便宜を図るということだ。

 そのほかにも、ブレイクアウトルームや投票、ライブキャプションなど、便利な機能がたくさんあるため、必要に応じて使ってみよう。

  • メモ:議事録を会議中に作成できる
  • 制御を渡す:発表者にマウスポインタの操作権限を与える
  • ライブキャプション:発言を字幕にする
  • ブレイクアウトルーム:会議参加者を小グループに分ける
  • 投票:会議中に参加者の意思をアンケートで確認できる

会議参加者の3つの役割

Teamsの会議参加者には、「開催者」「発表者」「参加者」という3つの役割がある。それぞれの役割は次のとおりだ。

  • 開催者:会議の開催者ですべての管理権限を持つ
  • 発表者:開催者とほぼ同じ管理権限を持つ(ブレイクアウトルームと会議オプションを除く)
  • 参加者:コンテンツの閲覧とチャットが可能

Microsoft Teams3つの料金プラン別機能一覧

 Teamsには3つの料金プランがある。無料版と有料版に大きく分かれ、有料版には2つのプランがある。利用の目的や利用したい機能などに応じてプランを選ぼう。冒頭で触れたとおり、TeamsはMicrosoft 365の利用プランの中に含まれている。

プラン名称 無料版 Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard
月額料金 無料 540円 1,360円
オンライン会議
参加者数上限 100人 300人 300人
会議時間上限 60分 24時間 24時間
会議の録画 ×
ファイルストレージ 10GB 1TB+10GB(ライセンス毎) 1TB+10GB(ライセンス毎)
予定表 ×
サポート × 24 時間年中無休の電話/Web サポート 24 時間年中無休の電話/Web サポート
便利な機能 ・ゲストアクセス
・画面共有
・背景
・会議をスケジュール
・ゲストアクセス
・画面共有
・背景
・会議をスケジュール
・Microsoft 365追加サービス
・Microsoft 365のすべてのサービスへのシングルサインオン
・多要素認証
・高度な監査と報告
・Microsoft 365 サービスの使用状況レポートと分析
・ゲストアクセス
・画面共有
・背景
・会議をスケジュール
・ウェビナー開催
・Microsoft 365 追加サービス
・デスクトップ版Outlookなど
・Microsoft 365のすべてのサービスへのシングルサインオン
・多要素認証
・高度な監査と報告
・Microsoft 365 サービスの使用状況レポートと分析

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