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コロナ禍で注目集めるメール営業の注意点 避けるべき3つのタイミングとは?

 新型コロナウイルス感染症の影響により、訪問による営業が自粛ムードとなってから半年以上が経ちました。現在では多くの企業がメールや電話を駆使した「withコロナ」の営業手法で、工夫しながらの営業活動を展開していることと思います。メールを活用したインサイドセールスに取り組まれている企業も多いことでしょう。今回はメール営業について、その注意点を解説してきます。

新しい営業スタイルに必要な相手への気遣い

 withコロナの営業スタイルの中心となるのは電話とメール、必要な場合はウェブ会議によるコンタクトが主です。

 メールは電話やチャットとは異なり、リアルタイムな対応は必要ありません。しかし、送付する際には相手に気遣いが必要です。たとえば、スマートフォンでメール着信通知の設定をしている方も多いため、なるべく業務時間内に送付し、回答には余裕をもった期限を設けるなど気を配るのがよいでしょう。

 また、多くの企業がリモートワークを取り入れることになり、相手方の組織内コミュニケーションに時間がかる可能性もあります。たとえば、こちらから送付したメールの内容をもとに、通常であれば会話で済んだところさらに社内にメールを回す必要がある、というシチュエーションが想定されます。可能な限り返信をスピーディーに行い、相手の職場環境を意識した文面としましょう。

営業メール送付を避けたほうがよいタイミング

 営業メールを送付する際、できれば避けたほうがよいタイミングが存在します。インサイドセールスとしてリードへのファーストコンタクトメール、もしくは電話商談後のフォローメールを想定して3つ挙げていきます。

 

相手の営業時間外にあたる早朝や深夜、祝日など

 先述のとおり、基本的なマナーとして送付先の業務時間外や休日にあたる曜日に送付するのは失礼とされています。仕事用のパソコンを閉じていたとしても、メールソフトによっては個人のスマートフォンなどで受信することが可能な場合もあり、相手を煩わせる可能性があります。確認するタイミングが自由とはいえ、業務時間外の送付は控えるべきでしょう。

 また、業務時間内だとしても休日の前日午後に急ぎのお願いや確認依頼を送付することは、相手によい印象を与えません。どうしても送付しておきたい場合は「週明け(休み明け)にご確認ください」とわかりやすく冒頭にひと言、添えておきましょう。

緊急事態宣言など社会混乱の真っ只中

 新型コロナウイルス感染症の広がりを受け、2020年4月7日に緊急事態宣言が発出されました。今後も同規模以上の拡大が起きた場合、同様の宣言が発出されるかもしれません。特に緊急事態宣言下において、社会情勢を考えず関係のない営業メールを送付してしまっては「空気を読まず気配りのできない営業だな」という印象を与えてしまう可能性もあります。

 また、送付先の業種によっては緊急事態宣言が業務に大きく影響を与え、問い合わせした製品・サービスの検討どころではない可能性もあります。送付したメールを無視されるだけならまだしも、のちにクレームにつながる可能性もあります。

 今回はコロナ禍の緊急事態宣言を例に挙げましたが、自然災害や国際情勢などの社会情勢と、それによる送付先への影響は気にかけておくべきです。とくにインサイドセールスは社会情勢に影響されにくい営業手法ではありますが、自分の仕事だけでなく、相手の状況に気を配ることが重要です。急いで送付する必要がある場合や、期日が迫っている場合は、こちらも相手を気遣うひと言を冒頭に添えておきましょう。

相手のアクションを待たない、一方的な送付

 電話やウェブ商談後、相手のアクション(情報を提供してもらう、要件を提示してもらう、など)をもとに商談を進める計画を一緒に立てたとします。この相手のアクションを待たず、こちらから一方的に商談を進めてしまったり、追加の資料等をどんどん送付してしまったりしては相手の検討ペースを乱すことになります。相手のアクションを促す材料になる送付内容だとしても、先方のアクションのノイズにならない程度にとどめておくのがよいでしょう。自分の都合で事を進めようとしても、よい結果はもたらされません。

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