基本1：PowerPointの基本機能を知る
PowerPointでプレゼン資料を作成するには、PowerPointの基本的な機能やその操作方法を理解しておかなければならない。まずはPowerPointで何ができるかを知るところから始めよう。
PowerPointでできること
PowerPointは、文字だけでなく図表、グラフ、画像、動画などの素材を組み合わせて、視覚的に訴える資料作成ができるソフトだ。WordやExcelよりもレイアウトの自由度が高く、プレゼン資料作成によく用いられている。プロジェクターなどを使って画面で説明することも、紙に印刷して配布資料とすることも可能だ。
まずは、PowerPointの基本的な機能を、メニューバーに沿って見ていこう。
スライド
Wordでドキュメント、Excelでワークシートに当たるものを、PowerPointでは「スライド」という。白紙の状態から新規スライドを作成することも、豊富に用意されているテンプレートを使ってスライドの作成を始めることもできる。
「ホーム」の「スライド」グループの中にある「レイアウト」には、スライドレイアウトのテンプレートが用意されているので、目的によって使い分けよう。「デザイン」から「テーマ」や「バリエーション」でイメージの変更が可能だ。
アウトライン
アウトラインは、Wordと同じく、見出しとそれに続く内容を一覧表示できる機能を指す。プレゼン資料の内容に抜け漏れがないか、どの内容をどの見出しの下に置くかなど、全体の構成を考えるときに欠かせない機能と言っていいだろう。
文字
文字には、フォント（書体）があり、基本的には和文用と欧文用の2つに大きく分かれる。フォントによるイメージの違いに注意を払いながら、適切なものを選ぼう。フォントの色やフォントサイズにも注意が必要だ。情報を詰め込もうとしてフォントサイズを小さくすると、見えにくくなることがある。
段落
ホーム内の「段落」グループでは、箇条書きや行間の調整、文字揃え、文字列の方向、文字列の配置などができる。スライドに盛り込む文字情報はできるだけ簡潔にし、すっきりと見やすくなるように揃えるのが基本だ。箇条書きを上手に使おう。
オブジェクト
オブジェクトとは、表や図形、画像、動画、テキストボックスなど、PowerPointのスライドに挿入できるアイテムを指す。メニューバーの「挿入」には、「表」「画像」「図」「テキスト」「メディア」などのグループがあるので、どのようなことができるか見ておこう。
図形を挿入すると、デフォルトで枠線が表示され、塗りつぶしされている。図形の大きさ変更や回転、反転させる方法はもちろんのこと、枠線や塗りつぶしの種類の選び方、非表示にする方法も確認が必要だ。
アニメーション
スライドでは、文字や図形などにアニメーション機能を使って動きをつけ、その部分を強調できる。メニューバーの「アニメーション」には、多くのアニメーション効果が用意されているので、見ておこう。アニメーションの順番や動作スピードなどを細かく設定できるので、「プレビュー」で確認しよう。アニメーションは使い過ぎないことがコツだといえる。
印刷
印刷する場合、「スライド」「ノート」「アウトライン」という3種類の印刷レイアウトから、どれかひとつを選択する。1枚の用紙の中に、スライドを何枚表示させるかを選べる。
基本2：スライドを魅力的にするポイントを掴む
PowerPointの基本的な機能がわかったら、次はスライドを魅力的にする機能や見せ方のポイントを掴んでいこう。
オブジェクトの作成・整列・グループ化
オブジェクトでは、用意されている図形同士を組み合わせたり、重ね合わせたりすることもできる。PowerPointにはない図形も作成可能だ。その場合、図形の位置の揃え方（整列）や重ね合わせの順番の変え方（前面や背面への移動）、図形同士の位置関係を固定するグループ化についても知っておくといいだろう。
音声や動画
PowerPointでは、スライドに音声や動画を挿入することもできる。プレゼンの内容によっては、文字情報や図形、画像だけでなく、音声や動画を使ったほうが効果的にメッセージを伝えられるケースもあるだろう。使うのは、メニューバーの「挿入」内、「メディア」グループにある「ビデオ」と「オーディオ」だ。
画面切り替え効果
画面切り替え効果とは、次のスライドに移動する際に、スライドに動きをつける機能を指す。スライドの内容が大きく変わるときやプレゼンの流れにメリハリを持たせたい場合などに使おう。設定した効果は、プレビューで確認可能だ。メニューバーの「画面切り替え」にたくさんの効果が用意されているので、確認しておくことをおすすめする。
スライドマスター
スライドマスターとは、スライドを効率的に作成できる機能だ。スライドのレイアウトやアウトラインレベルに合わせたフォントやフォントサイズ、色などをあらかじめ設定しておくと、その設定を新しいスライドに適用できる。スライドの四つ角のどこかにロゴマークを入れる場合にも、スライドごとに画像を挿入する手間が省けるので便利だ。
基本3：資料を見やすくするために情報を整理する
プレゼン資料を作る前にやっておきたい大切なことのひとつに、伝えたいことをまとめておくというものがある。どれだけPowerPointの機能に詳しく、スライドを作れたとしても、伝えたいことが明確ではなかったり、ブレたりしていたら、わかりにくい資料になってしまうからだ。
資料作成に入る前の情報整理
そのプレゼン資料の結論は何か、もっとも伝えたいメッセージは何かを最初にまとめておこう。そうすることで、最後まで内容が大きくブレることなく、その後の肉付け作業がしやすくなる。
わかりやすい内容構成にするには、PREP法を用いるといい。PREPとは、Point（結論や主張）とReason（理由や根拠）、Example（具体例や事例）、Point（結論や主張）の頭文字からきている。この順番で話を展開すると、論理的で聞き手にストレスが少なく、話を聞いてもらいやすい。
わかりやすくするための視覚的効果
ここまで紹介してきたように、PowerPointには実にさまざまな機能がある。アニメーションや動画、画面切り替え効果などを使えば、プレゼンにメリハリを持たせることが可能だ。しかし、視覚的な効果は、使い過ぎるとうるさくなってしまいかねない。ここぞというときに、強調したい内容を印象づけるために使うようにしよう。
自分に不足するスキルや学ぶ必要があることは何なのかがわかれば、やみくもにPowerPointの機能をいじり倒すことはなくなるだろう。プレゼン資料作成前に、基本的な機能とスライドの魅力を上げる機能、そもそもの構成内容に問題がないかを確認できれば、プレゼン資料作成はスムーズに進むはずだ。
