結婚式場・イベントプロデュースの八芳園がSansanの請求書受領サービス「Bill One」を導入した。今回の導入により、総務・経理業務のさらなる業務効率化を目指す。
八芳園はかねてよりデジタル導入による経営の効率化を推進しており、これまでSalesforceやAIチャットボット、電子契約のクラウドサインなど導入を進めてきた。請求書の処理においては電子経理システムを導入していたものの、毎月400枚の紙の請求書を処理しており、現場社員、総務担当、経理担当それぞれに大きな負担が生じていた。
こうした状況を総務・経理業務を効率化することで打開するべく、請求書の受領をワンストップで実施することができるBill Oneの導入に至った。
請求書のオンライン受領と一元管理を可能にするサービスであるBill Oneは、Sansanがこれまで紙の名刺のデジタル化において培ってきた、アナログ媒体を99.9%の精度でデジタルデータ化する技術を、請求書に応用し開発された。これまで多数の拠点や部門へバラバラに届いていた、紙やPDFの請求書を、オンライン上に集約し、請求書の情報を99.9%の精度でデータ化することができる。
Bill One契約企業は、請求書の受取先をBill One（Bill One専用メールアドレス・スキャン代行センター）に設定することで、さまざまな請求書をオンライン上で受け取ることができ、フォーマットを問わずデータ化が可能に。請求書のデータベース構築によって検索が容易になり、他のシステムと連携も行える。
Bill Oneを導入した八芳園は次のようにコメントしている。
総務部門
「紙で届いた請求書における、現場担当への振り分け作業の手間がなくなり効率化を図ることができます。また、請求書の中には、『担当部署』や『担当者名』が書かれていない『迷子請求書』が時として発生し、その現場担当を確認するには多くの時間が割かれていました。そうした中でBill Oneを導入することにより、自動的に現場担当に対して請求書の受領通知が届くため、総務担当の手間の大幅な削減を実現しました」
経理部門
「現場部門の請求書処理の差し戻しは月次決算を締める上で業務効率性を下げる大きな要因でした。Bill Oneを導入することにより、請求書は正確にデータ化されるため、差し戻しの手間の削減が期待できます。また、オンライン受領した請求書の中で未開封のものがないかを確認でき、受領した請求書を開封していない担当者に自動で通知を送付することができ、請求書処理の遅延を防ぎます。上記以外にも、紙の書類を取り扱う必要性がなくなり、テレワーク・リモートワーク下においても出社しなくてもよくなりました。また、コストや購買取引に関する情報を可視化して請求書の一元管理によるコストのコントロールだけでなく、そこから得られる情報を営業機会の創出、将来的な収益の最大化につなげることも期待しています」
現場担当・請求書処理担当
「八芳園は、会社全体で月間400枚の請求書を受領・処理を行います。これまで総務部門から振り分けられた紙の請求書は、現場担当が開封し、経理システムに支払内容を手入力し、請求書をPDF化する必要がありました。また、処理が終わった請求書の原本は、社内便で経理部門に郵送されており、それぞれに大きなコストがかかっていました。Bill Oneを導入することにより、業務フローの中で紙を扱う必要がなくなり、封筒開封作業も、請求書のスキャン作業も、社内便で送付することもなくなります。また、Bill One上にて全ての請求書をデータで確認することができ、手入力の手間を削減するだけでなく、システム入力の正確性を担保できます」
